Удаленная работа проверенная: Лучшая Работа на Дому 2022 [ТОП 13 Онлайн Работ Удаленно]

Содержание

Удаленная работа делает людей менее продуктивными. Что с этим делать

В издании Fast Company вышла статья на тему снижения продуктивности при работе дома. Сайт AIN.UA кратко изложил, в чем проблема, и как можно не потерять в продуктивности.

Может показаться, что для нас уже наступила эра удаленной работы. Этому в немало поспособствовал пандемический толчок. Zoom, Slack, кому нужен офис? Обещание бескомпромиссной продуктивности в сочетании со свободой весьма заманчиво. 

В то время как программное обеспечение может предположительно копировать функции офиса, есть некоторые основные поведенческие трюки, которые освоили физические офисы. Возможно, мы не захотим откидывать их так быстро.

Привычки

Люди часто жалуются, что они не могут развить новые привычки. «Я пытался, но я просто не могу, например: заниматься, медитировать, найти новое хобби”.

В среднем, американцы говорят, что пытались похудеть семь раз в своей жизни. Это как минимум шесть неудачных попыток (возможно, семь) сделать что-то, к чему они очень мотивированы. Индустрия самопомощи стоимостью в $9 миллиардов сделала свое состояние продав нам решения, которые помогут нам достичь «простых» целей, которые мы хотим достичь. Есть надежный способ привить себе новую привычку, достичь своих целей и улучшить свою жизнь. Удивительно, но эта система работает между культурами. Она известна всем. Вы даже пробовали ее.

Это называется — работа

Работа заставляет нас делать маленькие вещи (появляться вовремя, отвечать на скучные электронные письма) и большие вещи (запускать новые продукты, которые никогда не существовали раньше). Это помогает нам создавать привычки и отслеживать прогресс. Это позволяет нам быстро узнавать трудные вещи.

Вы слышали хоть раз, чтобы ваши друзья жаловались, говоря что-то вроде:

  • «Я просто не могу набраться сил, чтобы закончить свою презентацию к завтрашнему собранию».
  • «Я должен присылать еженедельное обновление и все время забываю. Я думаю, что пропущу его».
  • «Я сказал своей команде, что осуществлю этот проект, но, думаю, я смоюсь». 

Это не то, что мы должны говорить.

Почему мы прекрасно справляемся с задачами в некоторых областях, например, в работе, но падаем лицом в грязь в других областях, таких как диета или медитация?

Мы склонны воспринимать этот невероятно заметный разрыв в производительности как само собой разумеющееся. Предполагаем, что все это связано с деньгами. Моя работа приносит доход, поэтому я работаю. Мы предполагаем, что это деньги, которые делают нас высокопродуктивными, надежными и последовательными рабочими пчелами. 

Но давайте посмотрим, какая на самом деле работа. Это, по сути, гигантская система групповой подотчетности.

  1. Мы сидим рядом с коллегами каждый день с 9 до 17:00. Мы работаем над разными задачами рядом друг с другом.
  2. Мы проводим ежедневные или еженедельные совещания, в ходе которых мы просим членов группы сообщать обо всем, что они делали вчера и будут делать сегодня.
  3. Мы проводим групповые совещания с основными заинтересованными сторонами, которые требуют, чтобы презентации были подготовлены за несколько недель до их начала.
  4. У нас есть система отслеживания прогресса, которая рассылает отчеты о ходе осуществления проекта.
  5. У нас общие сроки, которые выставляют нас в плохом свете, если мы в них не вложились.
  6. Мы являемся частью квартальных и годовых целей, которые публикуются в компании.
  7. У нас есть аттестационные обзоры, чтобы убедиться, что мы достигнем этих целей. Но если мы не достигнем цели? Мы отчитываемся после нее, чтобы изменить нашу стратегию в следующий раз.

Что странно, почти в каждой корпорации по всему миру, работа выглядит так. Независимо от культуры или области, большинство компаний согласны с этой структурой. Работа помогает решить наши проблемы самоконтроля с помощью невероятно эффективных систем подотчетности.

Что в этом такого?

На работе наше поведение является публичным. Работа делает наше поведение видимым для других людей, помогая нам выполнять задания. Хотите запустить невероятно сложный продукт, который требует новых инноваций? Создайте небольшую команду и объявите публичный запуск с жесткими временными рамками. Это то, что делает каждый технологический стартап в Сан-Франциско. Просто посмотрите на запуски Google’s Developer Day или мероприятие Apple. Компания объявила о запуске iOS 13 3 июня 2019 года, и, черт возьми, они сделали это. Это действительно просто массивные системы подотчетности, которые помогают сотрудникам делать то, что они обещали сделать.

В публичной сфере, как мы понимаем, существует основополагающая норма о том, что должно произойти («Я должен явиться на это заседание подготовленным»). Мы сами настраиваемся на основе предполагаемых последствий нарушения этой нормы.

Подотчетность — это просто ожидание того, что вам придется оправдывать свои действия перед другими в связи с ранее существовавшей нормой. И это работает.

Было показано, что системы подотчетности (делая поведение видимым для всех) работают в рамках голосования, школьной посещаемости, мытья рук, благотворительного пожертвования и во многих других областях. Когда мы знаем, что наше поведение находится в общественной сфере, мы предвидим то, что подумают другие, и в конечном итоге мы меняем наше поведение.

По мере того, как офисная работа переходит на дистанционную работу, в то время как коронавирус продолжает распространяться, рабочие привычки, которые ранее были публичными, станут более приватными. Это хорошо? Как изменится наша производительность?

Реальность такова, что характер работы меняется по мере ее перехода от публичного к частному.  То, что позволяет нам быть продуктивными, меняется.

Встречи, которые когда-то были лично, будут в Zoom или онлайн. Люди часто сохраняют свое видео в течение первых пяти минут, а затем они выключают его. Это снижает подотчетность и может привести к еще большему отвлечению внимания.

Рабочие дни, которые когда-то были координированными и публичными (мы все приходим около 9 утра и здороваемся), теперь станут не координированными и приватными. Эта свобода может быть и плюсом, но она снижает подотчетность и может привести к сокращению рабочего времени.

Сроки, такие как конференции и публичные PR-презентации, были отменены. Это снижает общественное давление и замедляет выполнение ключевых задач. Это снижает подотчетность и может привести к прокрастинации.

Вот пять способов остаться таким же продуктивным:

1
. Не выключайте вашу камеру на протяжении всей видеоконференции

Если вас видят, вы, скорее всего, не будете проверять электронную почту или лазить в интернете. Сохраняйте те же нормы для удаленных встреч. Это также предотвратит неизбежное снижение количества телефонных разговоров.

2. Определите и скоординируйте время начала и конца рабочего дня

Это создает правила для того, когда люди должны быть “на работе”. В то время как рабочее время может казаться размытым для вашей команды, это должно быть сделано, чтобы гарантировать, что люди подстраиваются в новую эру коронавирусного карантина. В качестве бонуса, это также помогает людям устанавливать границы в своей работе и не работать допоздна.

3. Публикуйте обновленную информацию о ежедневном или еженедельном прогрессе

Инженеры используют это годами. Это называется ежедневный блиц в течении 15 минут для обсуждения препятствий и приоритетов дня. Возможно, настало время не-инженерам перейти на этот путь. Легкий способ начать это с канала Slack (или других мессенджеров), посвященного обновлениям.

4. Ставьте дедлайны и момент принятий решений 

Мы все очень хороши в прокрастинации. Но есть решение. Сроки помогают стимулировать действия. Они помогают нам сфокусироваться и избежать отвлечения на несущественные задачи. Один легкий прием: обеспечьте, чтобы встречи сфокусировались на принятии решения. Это совещание станет для групп крайним сроком для подготовки своих материалов.

5. Разделите ваши заседания на блоки 

Откладывать заседания на второй план вместо того, чтобы разделить их на протяжении всего дня. Исследования говорят, что это сделает вас более продуктивным, потому что ваши блоки будут занимать меньше времени. Неважно, работа в офисе или нет, но особенно важно для работы из дома, поскольку развлечения могут быть приоритетнее. 

По мере изменения характера работы в предстоящие месяцы мы должны понимать, как оптимизировать условия работы. Работа — это то, что связывает нас с другими людьми таким сложным образом, что у нас нет иного выбора (или кажется, что у нас нет выбора), кроме как достичь наших целей. Работа — это просто сложная система подотчетности. Это проверенная система, которая, как было показано, мотивирует нас во всех областях.

Во времена карантина (а также для ваших личных целей в жизни), есть очень простой совет, который следует рассмотреть: Не делайте что-то в одиночку.

Или, если это слишком тяжело, просто ведите себя так, как будто кто-то всегда смотрит на вас.

Бизнес Татарстана на «удаленке» — Реальное время

«Бутылочные горлышки», бумажный документооборот, нехватка личного общения — почему работа в удаленном режиме может пагубно сказаться на бизнесе

Прошло уже три недели жесткого карантина, когда на самоизоляцию в России отправили многих работников различных отраслей. На удаленный режим работы пришлось переходить многим организациям — тем, во всяком случае, работа которых в домашних условиях вообще возможна. Как выяснила газета «Реальное время», многим компаниям сделать это удалось без особых потерь и теперь некоторые из них готовы насовсем отказаться от офисов. Однако даже тем, кто смог наладить рабочие процессы на дому, пришлось непросто: люди скучают по коллективу, экстравертам недостаточно онлайн-конференций, эффективность работы «домашнего офиса» оказывается ниже обычного.

Кто уже работал в основном в Сети — никаких проблем на самоизоляции не испытывает

Проще всего перейти с рабочего на «домашний» офис было компаниям, уже заранее заточенным на онлайн-работу с клиентами. Среди таких — казанское подразделение «Российского аукционного дома», который начал работать удаленно, так как все бизнес-центры, где ранее могли бы располагаться офисы, сейчас закрыты. Его руководитель Леван Шакая рассказал, что в Казани в режиме удаленного доступа сейчас ведут дела 100% сотрудников аукционного дома:

— Но для нашей компании работать в интернете — это не ново, ведь подавляющее большинство наших торгов — это электронные торги. Любой желающий может получить информацию онлайн: фотографии товара, отчеты об оценке и так далее. Наши клиенты могут получить любую информацию в онлайн-доступе.

Пока никаких проблем не испытывают, например, и в строительной отрасли. Так, заместитель генерального директора компании «Унистрой» Искандер Юсупов рассказал, что они к подобному режиму работы подготовились еще до официального объявления режима самоизоляции. В «Унистрое», отмечает он, понимали, что это единственный эффективный способ избежать болезни, и заранее начали переводить клиентские сервисы и внутренние процессы в онлайн. И фактически в тот момент, когда многие предприятия и организации столкнулись с запретом на работу, в «Унистрое» уже процентов 80 сотрудников перевели на «удаленку».

— Наши строители, как только отрасль вошла в реестр производств, которые не должны останавливаться, сразу же вернулись на стройплощадки. Фактически простой там был всего три дня, что никак не повлияет на сроки сдачи домов. А бэк-офис просто продолжил работать удаленно, тем более что весь наш софт лицензионный и поэтому без проблем устанавливается на домашних компьютерах, интегрируясь в общую систему документооборота компании. Так что каких-либо трудностей и проблем именно в части организации рабочих процессов мы не испытываем. Более того, и наши клиенты довольно охотно пользуются онлайн-сервисами при подборе и покупке жилья. С одной стороны, это, конечно, непривычно. Но время диктует свои правила, поэтому виртуальные экскурсии и онлайн-сделки постепенно становятся нормой, — объясняет Юсупов.

Если «удаленка» будет эффективной, некоторые готовы отказаться от офисов

Процентов 70—80 своих офисных работников отправили на удаленный режим работы и в ЖИК («Жилищная инвестиционная компания»). Гендиректор компании, депутат Казгордумы Эмиль Хуснутдинов рассказал, что и в ЖИК все информационные системы были к этому готовы, достаточно было перенастроить их на удаленную работу.

В режиме самоизоляции, что интересно, обнаруживаются и отдельные положительные моменты. Так, оказалось, что факт эффективной удаленной работы может сказаться на решении ряда компаний вообще отказаться от аренды офисных помещений, что снизит себестоимость бизнеса. Об этом уже размышляет гендиректор агентства недвижимости «Флэт» Руслан Хабибрахманов, 100% работников которого были отправлены на удаленный режим работы.

— Можно ли говорить о том, что в принципе возможно отказаться от аренды офисных помещений после карантина? Ну пока две недели мы работаем вне офиса, какие-то неудобства, может, и вызывает. А там посмотрим, если время какое-то пройдет и мы адаптируемся к удаленной работе, то, возможно, и в дальнейшем продолжим работать так, отказавшись от офиса, — признается Хабибрахманов.

Работникам-экстравертам не хватает личного общения — не помогают и онлайн-конференции

Однако руководитель агентства недвижимости «Счастливый дом» Анастасия Гизатова отмечает, что именно риелторам работать удаленно далеко не так просто:

— Потому что, во-первых, для риелторов сегодня невозможны показы объектов недвижимости, во-вторых, невозможен легальный выезд на место по рабочим каким-то моментам — если ты не пишешь, конечно, что едешь в загородный дом или в больницу. Легально ты как риелтор не можешь указать причину выхода из дома сегодня по работе, так как работа риелторов не разрешена в режиме самоизоляции, — объяснила Гизатова.

Обнаружились и другие проблемы. Хотя в «Счастливом доме» решают проблемы дискомфорта сотрудников, привыкших работать в коллективе: в офисе постоянно устраивают скайп-конференции, конференции в «Фейсбуке» и находятся в постоянном виртуальном общении ежедневно, сотрудники говорят, что им не хватает элементарного общения.

— В компаниях, допустим, IT-сферы — им общение, может, не так нужно, они могут легко работать и удаленно. А наш коллектив — они, в принципе, все экстраверты, и им общение необходимо. Хотя это, конечно, больше зависит от темперамента и характера человека, — заметила Гизатова.

Директор казанского филиала инвестиционной компании «Фридом Финанс» Марат Сабиров советует коллегам для решения проблем экстравертов и нехватки личного общения в коллективе проводить общие собрания ежедневно, в том же «Скайпе».

— У нас каждый день утром такие коллективные встречи проходят в 11 часов, большие собрания. Плюс в мессенджерах у нас постоянное общение ведется, по телефонам с сотрудниками. Благодаря всему этому удается решить проблемы отсутствия личных коммуникаций, — рассказывает Марат Сабиров.

Как переход на «облачные» решения упростил компаниям РТ и переход на «удаленку»

ИК «Фридом Финанс» отправила при этом на самоизоляцию не всех работников: в офисном режиме остался дежурить банк — несколько дней в неделю до обеда, его на удаленный режим работы отправить было гораздо сложнее. Вместе с тем правительство России официально разрешило банкам работать — это сняло ряд проблем.

— По инвесткомпании все случилось благополучно — еще несколько лет назад наша компания в целом перешла на удаленные рабочие места. И поэтому из любой точки земного шара, в принципе, можно подключиться к своему рабочему месте в «облаке» и работать без всяких проблем. Плюс у нас все-таки взаимодействие возможно организовать дистанционно, по телефону с клиентами, благодаря современным технологиям, тому же zoom-видео, whatsapp-видео, тем самым компенсируя отсутствие реального живого общения с клиентами.

«Облачные» решения скрасили и упростили переход многих компаний на режим «карантинного» бизнеса. Сейчас эти организации с благодарностью вспоминают те времена, когда все-таки приняли решение о переводе бизнес-процессов на «облачные» решения. Так, перевод части персонала на удаленный режим работы — буквально за пару дней — оказался несложным для «Казанского юридического центра», где большинство и так нормально работало удаленно. Как отметил в беседе с корреспондентом «Реального времени» управляющий партнер «Казанского юридического центра» Джаудат Латыпов, в компании в последнее время шел переход на «облачные» решения, соответственно, выяснилось, что и сотрудники, и их работа оказались не сильно привязаны к офису.

Как решить проблемы личного общения — В то же время привязанность к офису отчасти осталась! Из-за документов в первую очередь. Все равно кому-то нужно быть в офисе, распечатывать документы, ставить печати — это никуда не делось, — объясняет Латыпов. — Сейчас у нас в офисе работают чуть больше 10% наших сотрудников, кроме того, мы используем принцип ротации — дежурства какие-то организуем. Бухгалтерию с ее системой 1С, к примеру, лучше за скобки сразу вынести, они как раз сейчас сдают налоговую отчетность — это для нас бэк-офис. А фронт-офис использует же не только системы подготовки документов и их хранения (с которыми чуть больше сложностей), а в основном CRM-системы, телефонию, которые все «облачные».

Булат Ганиев, управляющий партнер IT-компании «Технократия», обращает внимание своих коллег-бизнесменов, не привыкших к такому режиму, на проблемы «бутылочных горлышек»: процессов, которые в реальности порой требовали постоянного личного общения и встреч, в режиме самоизоляции эти процессы могли сильно пострадать.

— Удачный переход на удаленный режим работы — вообще, это же не технологический какой-то вопрос, дело скорее в готовности бизнес-процессов, в налаженных коммуникациях. Очень часто у компаний проблемы бывают в незрелых бизнес-процессах, что мешает легко перейти на онлайн-режим работы. Скажем, в компании привыкли решать, встречаясь и разговаривая в продолжение определенного количества личных встреч. Эти коммуникации позволяли даже при неэффективных процессах налаживать нормальную работу. А когда коммуницировать стало сложнее, людям может вдруг показаться неочевидным, что и как делать без личного разговора, и компании начинают испытывать сложности. Я бы, наверное, посоветовал в таких случаях выделить «бутылочные коммуникационные горлышки» — найти эти узкие моменты и попробовать эти процессы перестроить так, чтобы они работали автономно, выработать, может, какие-то стандарты и практики для этого. Применить кризис-менеджмент в чистом виде, — советует Булат Ганиев.

Вопреки распространенному мнению, и для IT-компаний удаленный режим работы тоже далеко не совсем привычный формат деятельности. Но и здесь все решила успешная подготовка к карантину загодя, когда бизнес начал в марте слышать тревожные звоночки. По словам руководителя электронной торговой площадки ONLINECONTRACT Александра Гурова, когда все только начиналось, еще в преддверии карантинных мер самоизоляции, в компании разработали для себя четыре варианта удаленной работы.

— Первый вариант — тестовый, когда мы 10—12 сотрудников перевели на удаленную работу, это были в основном сотрудницы, находящиеся в положении, возрастные сотрудники, входящие в группу риска (65 и более лет). Второй вариант предполагал уход большинства рядовых сотрудников домой, в офисе оставались только дирекция и начальники отделов. Третий вариант предполагал работу в офисе только дирекции. Четвертый вариант — полный карантин, вариант «хардовый». Мы сначала опробовали тестовый вариант, и почти сразу же, после выступления нашего президента Владимира Путина, перешли на вариант «карантин»: в кратчайшие сроки на удаленный режим работы перевели всех сотрудников, — вспоминает Гуров.

Эффективность «удаленки» ниже офисной работы

IT-компании поначалу тоже пришлось непросто, так как нужно было в оперативном режиме обеспечивать полноценные рабочие места сотрудникам дома. Но довольно быстро оказалось, что для ONLINECONTRACT подобный режим вполне возможен, так как сотрудники торговой площадки и так в основном работали за компьютером, а разницы, где компьютер находится, особенной нет. В то же время, признался с сожалением руководитель IT-компании, эффективность на «удаленке» снижается. Почему?

— По той простой причине, что в офисе все-таки есть некая аура, объединяющая единомышленников. Проще говоря, чтобы сейчас обсудить какой-то вопрос, нужно видеоконференцию специально организовать, подключив трех-четырех сотрудников, либо по «Скайпу», либо по Zoom, либо WhatsApp. Но все равно это потеря времени. В офисе ты голову поднял, сказал, что давайте соберемся по такому-то вопросу, вы быстро собираетесь, обсуждаете и по рабочим местам расходитесь — потом кому-то идея в голову пришла, он просто поднимает голову от компьютера и предлагает вариант решения. В офисе, в живом общении, быстрее задачи решаются, чем на «удаленке».

В компании тем не менее считают: «бизнес-на-карантине» — это стресс-проверка для любого бизнеса, и пока в ONLINECONTRACT ее прошли с минимальными неудобствами для клиентов.

— Сложности, которые мы все испытываем, — это проверка нашей и других компаний на профессионализм, на крепость, на приверженность идеям компании. Это серьезная проверка и для персонала: готовы ли они пойти на какие-то неудобства? Но, так или иначе, режим самоизоляции имеет плачевные последствия для экономики, а мы работаем в секторе B2B («бизнес для бизнеса») и хорошо чувствуем это. Мониторим клиентскую базу, и если раньше было одно-два заявления о банкротстве в неделю среди наших клиентов, то сейчас их количество выросло кратно.

Сергей Афанасьев

БизнесТехнологииITОбществоМедицина Татарстан УК УНИСТРОЙONLINECONTRACTГуров Александр АндреевичИК Фридом ФинансЮсупов Искандер ИльдаровичСабиров Марат Рустямович

Как организовать безопасную удалённую работу во время карантина

Удалённая работа в период карантина из-за COVID-19 может создать не всегда очевидные риски для информационной безопасности. К их числу относятся модификация трафика, перехват паролей и конфиденциальных данных, а также взлом маршрутизаторов и перенаправление пользователей на вредоносные сайты. Именно в таких условиях важно проанализировать контрмеры; в качестве одного из вариантов рассмотрим использование виртуальной частной сети (Virtual Private Network, VPN).

 

 

 

  1. Введение
  2. Модификация трафика
  3. Перехват учётных данных и конфиденциальной информации
  4. Решение
  5. Выводы

 

Введение

Пандемия коронавируса COVID-19 заставила государственные организации и частный бизнес массово переводить сотрудников на дистанционный режим. Работа из дома позволяет уменьшить вероятность заражения опасной инфекцией благодаря исключению значительной части личных контактов.

Однако, защищая людей от болезни, важно не забыть о том, как обеспечить безопасность их работы, поскольку именно удалённые сотрудники находятся в зоне наибольшего риска. Домашние сети защищены гораздо слабее, чем сети организаций, что делает подключённые к ним компьютеры источником серьёзных потенциальных проблем.

 

Модификация трафика

Чаще всего домашние сетевые устройства не обслуживаются столь же тщательно, как в корпоративной среде: их владельцы либо не обладают необходимой квалификацией, либо попросту не считают нужным беспокоиться об этом. Между тем, устаревшее ПО даёт возможность осуществить взлом, модифицировать прошивку роутера и эксплуатировать его в целях распространения вредоносных программ или проведения DDoS-атак в составе ботнета.

Злоумышленник, получивший доступ к домашней сети, способен как перехватить данные, так и подменить ответы различных сервисов, чтобы использовать их для незаконной деятельности.

 

Перехват учётных данных и конфиденциальной информации

В контексте удалённой работы заражение домашнего роутера добавляет ещё одну опасность: контролируя интернет-соединение, киберпреступник может похитить конфиденциальную информацию, включая учётные данные для доступа в корпоративную сеть, и использовать их во вред компании. Успешный взлом позволит распространить внутри сети организации шифровальщик-вымогатель, удалить или присвоить представляющие коммерческий интерес сведения.

Более того, злоумышленники также практикуют взлом маршрутизаторов с целью перенаправления пользователей на фишинговые и вредоносные сайты. На днях мы как раз писали о подобной кампании, в ходе которой редирект шёл на ресурс, где была якобы размещена актуальная информация о новом коронавирусе, вызывающем COVID-19.

 

Решение

Защитить обмен данными между офисом и удалёнными сотрудниками позволяет использование виртуальной частной сети (Virtual Private Network, VPN). Она представляет собой защищённую сеть, организованную поверх имеющегося интернет-подключения. Устройство пользователя устанавливает зашифрованное соединение с VPN-сервером, после чего передача информации будет осуществляться внутри этого канала. Перехват и модификация такого трафика не имеют смысла: все данные зашифрованы и не могут быть прочитаны или изменены.

Кажется, будто бы достаточно приобрести для удалённых сотрудников тариф на любом публичном VPN-сервисе, чтобы обеспечить их безопасность, однако в действительности всё иначе. Важно понимать, что основное назначение массовых VPN-сервисов — это:

  • анонимизация пользователя (скрытие местоположения, IP-адреса и т. п.),
  • обход блокировок доступа к интернет-ресурсам,
  • шифрование соединения между клиентом и точкой выхода трафика.

Удалённым сотрудникам не требуются анонимность или доступ к запрещённым сайтам, эти возможности для них излишни. Кроме того, публичные VPN-сервисы шифруют только трафик между клиентом и своим сервером, а соединение с корпоративной сетью будет выполнено в обычном режиме — что также снижает безопасность подключения.

Полностью исключить риски, связанные с использованием сторонних сервисов, позволит только собственный VPN-сервер в сети компании.

 

Рисунок 1. Пример сетевой топологии

 

 

В качестве примера можно взять VPN-сервер, входящий в состав типового представителя семейства многофункциональных шлюзов безопасности USG (Unified Security Gateway) — Traffic Inspector Next Generation. Он поддерживает различные способы организации защищённого соединения: IPsec, OpenVPN, WireGuard.

IPsec — сложный стек протоколов, преимуществами которого являются автоматизированная настройка на клиентской стороне и наличие поддержки во всех сетевых ОС.

OpenVPN — проверенная временем и широко распространённая система. OpenVPN имеет гибкие настройки, но эта гибкость усложняет настройку сервера. Traffic Inspector Next Generation позволяет сделать процесс конфигурирования проще, поскольку содержит систему управления сертификатами, которая работает совместно с OpenVPN.

 

Рисунок 2. Настройка OpenVPN в Traffic Inspector Next Generation. Создание клиентского сертификата

 

 

WireGuard — VPN-сервис нового поколения, преимуществами которого, по заявлению разработчика, являются простота настройки и удобство использования. Код этого продукта входит в состав ядра Linux 5.6, что позволяет рассчитывать на высокую производительность серверов.

С помощью USG можно организовать безопасную работу удалённых сотрудников всего в несколько шагов:

  1. Установить решение в офисе организации.
  2. В отдельном сегменте сети развернуть VPN-сервер.
  3. Создать на шлюзе безопасности правило для удалённых пользователей.
  4. На устройствах сотрудников, работающих из дома, настроить VPN-подключение к офисной сети и включить обязательное использование VPN.

Для настройки воспользуйтесь инструкцией производителя вашего USG. По ссылке доступен пример такой инструкции.

Кстати, разработчик Traffic Inspector Next Generation до конца апреля 2020 г. в рамках поддержки своих клиентов в период пандемии COVID-19 производит настройку шифрованных VPN-каналов между офисом компании и удалёнными сотрудниками бесплатно для всех покупателей продукта.

 

Выводы

Новые условия требуют особого внимания к тому, как обеспечить безопасность доступа и рабочей деятельности сотрудников, подключающихся к корпоративной сети из дома. Для защиты обмена данными между офисом и удалёнными сотрудниками применяют технологию виртуальных частных сетей. Использование публичного VPN-сервиса не гарантирует надёжной защиты. Реализовать максимально безопасное соединение позволяет только собственный VPN-сервер в сети компании.

Как перевести офис на удаленную работу: основные этапы

Alla Rud 19.03.2020 8 2594 на прочтение 8 минут

Удаленная работа — работа без привязки к своему рабочему месту, когда сотрудник выполняет свою профессиональную деятельность “дистанционно”. Сегодня удаленной работой уже никого не удивишь, ведь возможности интернета и доступные всем технологии позволяют работать “вне офиса” представителям многих популярных специальностей. В последнее время переход на удаленную работу набирает все больше актуальности, особенно в связи с распространением новой вирусной инфекции (Коронавируса, COVID-19) и введения карантинного режима. 

Сложность и опасность COVID 2019 заключается в длительном инкубационном периоде. В среднем носитель вируса может заразить 2-3 человека до проявления первых симптомов. Именно с этим связаны настолько резкие меры, которые принимаются во многих регионах, условно отдаленных от очагов эпидемии.

Если вы сомневаетесь, стоит ли уже переходить на удаленку, существует калькулятор для подсчета рисков и необходимости принимать меры немедленно, в течении недели, или вообще не стоит пока обращать внимание.
Как это работает? Статистика отличается по регионам, но в целом понятна общая картина темпов распространения и летальности нового вируса. В калькуляторе вы просто вводите население региона, количество определенных случаев заражения и летальных случаев. Статистика показывает, что на 1 летальный случай в регионе скорее всего около 800 носителей вируса. На начальных этапах их просто невозможно определить и подтвержденных случаев всегда меньше реальной. Кстати, данные для заполнения формулы можете брать здесь: surl.li/eme

Исходя из всего этого, несложно посчитать вероятность появления носителя вируса в вашем офисе.  Данный калькулятор позволяет оценить лишь вероятности, а само решение о переходе на удаленный режим, конечно же, остается за Вами.

Как организовать удаленную работу офиса? Какие основные шаги для перехода всех сотрудников на удаленку? Рассмотрим поэтапно, что нужно сделать, чтобы перевести ваших сотрудников на дистанционный тип работы быстро и безболезненно. Первое, о чем нужно обязательно позаботиться — это настроить возможности для удаленной работы сотрудников. 

Самый простой и надежный метод — настройка удаленных рабочих столов. Удаленный рабочий стол — это термин, который обозначает специальный режим управления, когда один компьютер получает права администратора по отношению к другому, тоесть удаленному. В таком случае, сотрудник работает с дому (или с другого удобного места), но постоянно подключается к одному и тому же рабочему столу. Это не только удобно, но и надежно с точки зрения безопасности данных. 

Удаленные рабочие столы арендуются у хостинг-компаний. Для сотрудников предоставляются персональные доступы к индивидуальным столам, к которым они подключаются со своих ПК. Процесс подключения по RDP простой и много кто уже работал с данной программой, сложного в данном способе работы ничего нет.

Для организации удаленной работы офиса вы можете арендовать VDS сервер с лицензионной ОС WIndows. На данном сервере для комфортной работы сотрудника можно установить любое программное обеспечение, так как и на обычном компьютере. Также стоит обратить внимание на то, что рекомендуется ставить именно лицензионные программы для работы удаленного офиса, они обеспечивают безопасность и надежность работы всей системы. Особенно это касается операционной системы, которая будет использоваться на удаленном рабочем столе. Преимущества лицензионной Виндовс на серверах для удаленной работы описаны по ссылке. Но если вам такой вариант не подходит или у вас же есть своя проверенная операционная система для работы, то без проблем ее можно установить на любой удаленный сервер по инструкции. 

 

Какой основной софт необходим для организации полноценной работы удаленного офиса? Как мы уже рассмотрели выше, это сам удаленный рабочий стол. В зависимости от количества подключений и параметров, вы сможете подобрать один из тарифных планов. Кроме того, можно арендовать отдельный выделенный сервер и уже на нем развернуть необходимое количество RDP подключений. Перед выбором услуги рекомендуем проконсультироваться с техническими специалистами, для того, чтобы подобрать наиболее производительный и выгодный вариант для работы вашего офиса удаленно. Основное преимущество данного решения — это быстрая установка и доступная цена. Поэтому для многих офисов это прекрасный вариант перехода на удаленную работу. 

После настройки сервера для сотрудников, на удаленных столах также понадобится установить специальные программы, которые обеспечат комфортную и производительную работу. Итак, что пригодится установить: 

1) Чат компании

Для общения небольших команд вполне подойдет Telegram или Скайп. Используйте Slack или Microsoft Teams, если ваша команда более 30 человек. 

2) Софт для видеозвонков

Используйте несколько альтернативных вариантов, например, Zoom, Hangouts, Skype. Бесплатных версий вполне будет достаточно для проведения видео чатов. 

3) Календарь задач для каждого сотрудника

Его можно создать на базе Google Suite или Office 365. В подобный календарь можно вносить предстоящие задачи и контролировать их выполнение. Также есть специальный софт для ведения списка дел, который станет полезным для всех сотрудников. 

4) Облако для хранения документов

Вы можете использовать Google Docs/Office 365 — все, что угодно. Главное, никакого хранения документов на обычных компьютерах сотрудников, ведь это не только неудобно, но и небезопасно. 

5) Почта

Для ведения переписок с клиентами и партнерами компании. В принципе любой удобных почтовик подойдет.

6) Телефония для общения с клиентами

Установка данного ПО на компьютер сотрудников обеспечит полноценную связь с вашими клиентами и предоставит возможность всегда быть на связи, даже работая из дому. 

Удаленная работа офиса прежде всего это:

  • Общая система хранения информации, в том числе использование облачных сервисов для хранения документов, например, Google Docs, Invision, AmoCRM, Git, Slack и тп.
  • Формулирование задач с помощью специальных таск-менеджеров.
  • Постоянное общение с командой, обсуждения поставленных задач и полученных результатов.
  • Соблюдения правил безопасности удаленной работы. Речь идет о создании резервных копий ваших серверов для сохранности данных в случае форс-мажорных ситуаций. 

Как контролировать сотрудников, которые работают из дома?

В данном случае рекомендуют прежде всего контролировать выполнение задач, а не присутствие сотрудников на рабочих местах. Ставьте задачи и проверяйте результаты по выполненной работе. Для организации рабочего времени используйте специальные инструменты для тайм-менеджмента, которые как раз и помогут организовать постановку заданий и отслеживать их своевременное выполнение.  Итак, что вам понадобится, для перехода на удаленную работу:

  • Решения вопросов удаленного администрирования. Этот этап включает установку необходимого ПО для работы, о котором было написано выше.
  • Подготовка дополнительной гарнитуры для работы. Например, наушники и микрофон для связи с клиентами и другими сотрудниками компании.
  •  Решение проблем с Интернетом. Плохой интернет — основная причина непроизводительной удаленной работы. Поэтому необходимо обеспечить стабильную точку доступа к интернету из дома и не менять местоположение сотрудника. Например, часто сотрудники любят подключаться к удаленным рабочим местам из кафе, где очень часто интернет работает плохо.

Бывают разные непредвиденные ситуации, когда офису нужно быстро перейти на работу из дома. В таком случае, рекомендуем арендовать для каждого сотрудника удаленный рабочий стол, его активация происходит буквально в течении часа. После этого удаленный компьютер готов к использованию и вы можете установить на него необходимое ПО для работы. Если вам будет нужна помощь или любая консультация, обращайтесь в техническую поддержку ГиперХост. Именно с помощью этого способа мы перешли на удаленную работу и все также продолжаем предоставлять качественную круглосуточную поддержку для наших пользователей. С уверенностью можем сказать, что удаленная работа может быть также продуктивной и полезной, особенно если к организации рабочего места вы подошли с умом и арендовали быстрые и безопасные удаленные рабочие столы для своих сотрудников. 

А для тех, кто в силу обстоятельств, все-таки остался работать на офисе 12 рекомендаций на время карантина от ГиперХост.

Выбрать сервер

Trud.com Международный поиск работы по всему миру

Trud.com – портал по трудоустройству, поисковая система для работодателей и соискателей со всего мира. 

На нашем сайте специалисты находят работу, а работодатели – сотрудников. 

Trud.com собирает вакансии и резюме с сотен других сайтов. Также в системе:

  • работодатели публикуют вакансии,

  • соискатели составляют резюме. 

Под конкретный запрос система выдает набор вакансий и резюме, соответствующих заданным критериям.

Преимущества Trud.com:

  • Большой выбор вакансий и резюме. Портал – не просто сайт, а поисковая система, объемная база данных. При этом для работы с этой базой не нужны специальные навыки: сайт оснащен всеми необходимыми инструментами, чтобы поиск работы или сотрудников был легким и быстрым.

  • Большие объемы трафика. Над выполнением этой задачи — обеспечения высокой посещаемости сайта — трудится команда специалистов: PPC-менеджеры, SEO-специалист, ликнбилдеры, специалисты по контенту, SMM-менеджер, PR-менеджер. Трафик поисковой системы в сфере трудоустройства больше трафика job-сайта. Пользователю это дает возможность найти на сайте больше полезной информации, прежде всего, вакансий и резюме. Партнеры получают больше переходов на свои сайты. 

  • Полезные сервисы. Trud.com, помимо собственно вакансий и резюме, обеспечивает посетителей сайта статистикой зарплат, обзорами рынка труда, статьями на актуальные темы.Соискатели размещают онлайн-резюме. Каждому пользователю доступен личный кабинет, в котором можно просмотреть статистику просмотров резюме или вакансий, подписаться на рассылки вакансий и новости, сохранить особенно интересную информацию.

Сайт – ядро, главный элемент проекта Trud.com, основной продукт, но он не единственный. Команда Trud.com создала целую эко-систему, в которой работодатели и соискатели – представители самых разных профессиональных сфер и отраслей – находят друг друга. 

Как выполнить требования формы I-9 для удаленных работников

По мере того, как все больше компаний нанимают удаленных работников, они, вероятно, столкнулись с одной из наиболее неприятных проблем соблюдения формы I-9 — как проверить документы, разрешающие удаленную работу, в рамках требуемых требований. трехдневный срок?

«По моему опыту, есть одна дилемма I-9, которая превосходит все остальные», — сказал Джон Фэй, вице-президент и главный юрисконсульт подразделения LawLogix компании Hyland Software со штаб-квартирой в Фениксе, компании, которая специализируется на облачных I -9, E-Verify и услуги иммиграционного контроля.«Как вы можете заполнить форму I-9 для недавно принятого на работу человека, который живет в сотнях или даже тысячах миль от вашего ближайшего офиса или местоположения, не может посетить менеджера по найму или менеджера по персоналу в ближайшее время, и когда это вне, очень важно и нужно приступить к работе как можно скорее?»

Работодатели, нанимающие удаленных работников, не получают никаких послаблений от требований. Ожидается, что они подтвердят право на трудоустройство, просмотрев оригиналы документов лично с сотрудником и заполнив форму I-9 в течение трех рабочих дней с даты начала приема на работу нового сотрудника.

[Электронный курс Совета по глобальной иммиграции:  Право на трудоустройство: практическое руководство по I-9 и E-Verify ]

Поскольку работодатели не могут использовать видеотехнологии, такие как Skype, во время В процессе проверки возникают проблемы с заполнением формы I-9 для удаленных работников, говорит Монтсеррат Миллер, партнер офиса Arnall Golden Gregory в Вашингтоне, округ Колумбия. «Работодатели должны заполнить форму I-9 для этих лиц, используя доверенного агента или представителя.Теоретически это может быть кто угодно, учитывая, что некоторые штаты, такие как Калифорния, налагают ограничения на то, кто может заполнять форму I-9, и передовая практика также требует, чтобы доверенным агентом или представителем был кто-то, кроме члена семьи работника».

Миллер пояснил, что сотрудники, нанятые удаленно, по-прежнему должны заполнять раздел 1 формы, а агент или представитель работодателя должен полностью заполнять раздел 2, включая тактильную проверку документов, представленных сотрудником.«Это означает отсутствие ксерокопирования документов и отправки их в отдел кадров для заполнения раздела 2», — сказала она.

Проблемы с использованием уполномоченного представителя включают в себя поиск человека, который готов и четко понимает, что от него требуется.

«Рекомендация, которую часто дают в таких ситуациях, заключается в том, чтобы удаленный сотрудник использовал местного нотариуса для нотариального заверения формы I-9», — сказала Кайла Динин, SHRM-CP, менеджер по реализации проекта в Helios HR, консалтинговой фирме по управлению персоналом. в Рестоне, Вирджиния.«Во многих случаях этот процесс не работает, как предполагалось, потому что нотариус не уверен в своих обязанностях или в процессе заполнения формы. У меня было несколько клиентов, которые рассказывали, что сотрудники возвращались и говорили, что нотариальная республика отказался им помочь».

Даже после того, как вы найдете кого-то, кто займется вашей формой I-9, вы должны убедиться, что форма заполнена правильно и вовремя, чтобы избежать потенциальных санкций или штрафов, добавила Фэй. «Это настоящий удар по удаленному соответствию I-9.Независимо от того, кого вы выберете для заполнения формы, вы, как работодатель, в конечном счете должны сделать все правильно». людей, которые могут выступать в качестве агента вашей организации. «Работодатель может перечислить наилучшие возможные варианты, основываясь на предыдущем опыте, и включить любые дополнительные инструкции или рекомендации, которые могут быть полезны», — сказал Фэй. , местные библиотекари, адвокаты или бухгалтеры, сотрудники государственного кадрового агентства или нотариусы.Общенациональный список нотариусов можно найти здесь. «Лучше всего выбрать человека, который уже знаком с процессом заполнения формы I-9, чтобы обеспечить плавный и быстрый процесс проверки», — сказал Фэй. Также важно знать, какие штаты могут запрещать нотариусам заполнять форму I-9 или иметь другие требования, добавил он. «Калифорния, например, указала, что заполнение формы I-9 требует, чтобы вы были связаны в качестве иммиграционного консультанта».

Предоставьте четкие инструкции по заполнению формы. Крайне важно дать понять нотариусам, что на самом деле они не заверяют форму I-9 нотариально, сказала Динин. Они не должны ставить нотариальную печать на бланке. «Ему или ей просто поручают просмотреть формы идентификации, заполнить форму и подтвердить, что, насколько им известно, предоставленная информация является достоверной и точной».

Она посоветовала отделу кадров связаться с нотариусом и поговорить, чтобы развеять любые опасения, если лицо не работало с формой ранее или не понимает запрос.«Нотариус может быть не знаком с требованиями формы», — сказала она. «Предоставьте четкие указания о том, что вы надеетесь просмотреть и какую информацию вы надеетесь получить от них, чтобы избежать ошибок».

Фэй посоветовал отправить стандартное письмо с инструкциями как новому сотруднику, так и агенту, который будет заполнять форму. Письмо должно описывать весь процесс, содержать подробные инструкции и сообщать о важности заполнения формы I-9 в требуемые сроки.«Работодатели часто просят агента быстро просмотреть раздел 1, чтобы подтвердить правильность информации, запросить оригиналы документов из списка приемлемых документов и тщательно заполнить всю необходимую информацию в разделе 2», — сказал Фэй.

Инструкции также могут включать часто задаваемые вопросы, образец заполненной формы и инструкции по своевременному возврату формы обратно в компанию.

Просмотрите все дистанционно заполненные формы I-9. Работодатели должны установить процесс проверки всех дистанционно заполненных форм I-9.«Убедитесь, что вся информация введена правильно и нет других проблем, которые могут привлечь внимание аудитора», — сказал Фэй.

Наиболее распространенные ошибки, на которые следует обратить внимание:

  • Приняты неверные документы.
  • Информация о документе отсутствует или переставлена.
  • Неспособность сохранить фотокопии по требованию организации или E-Verify.

У работодателей, участвующих в E-Verify, есть дополнительные проблемы, добавила Фэй.«Работодатели должны знать о трехдневном сроке E-Verify, который отражает требование I-9. Учитывая этот сжатый срок, вам необходимо убедиться, что I-9 завершена быстро, чтобы у вас было достаточно время, чтобы просмотреть и отправить информацию в E-Verify до истечения крайнего срока».

Была ли эта статья полезной? SHRM предлагает тысячи инструментов, шаблонов и других эксклюзивных преимуществ для участников, включая обновления соответствия, образцы политик, советы экспертов по персоналу, скидки на обучение, растущее онлайн-сообщество участников и многое другое. Присоединяйтесь/Продлите сейчас и позвольте SHRM помочь вам работать эффективнее.

Движение за цифровизацию: удаленная работа и проверка личности для внешних подрядчиков

Цифровизация меняет рабочую силу в 2021 году


Удаленная работа и аутсорсинг находятся на подъеме, а вместе с ними растет и удаленный найм, а также потребность в удаленном управлении сотрудниками. В то время как нынешняя тенденция к удаленной работе в значительной степени вызвана пандемией коронавируса, продолжающаяся цифровизация рабочего места за последние несколько десятилетий играет гораздо большую роль: если работу можно выполнить с помощью компьютера, ее можно передать на аутсорсинг.Хотя плюсы и минусы удаленной работы различаются в зависимости от того, кого вы спрашиваете, ясно одно: работа на дому ставит перед работодателями целый ряд новых проблем.

Эта статья посвящена работодателю и, в частности, проблемам удаленного найма, удаленного найма и удаленного управления сотрудниками. В частности, в этой статье рассматривается проблема мошенничества с персоналом. Учитывая характер удаленного найма и удаленной работы, практически невозможно гарантировать (без сомнения), что человек на другом конце соглашения является тем, кем он себя называет.

Цифровизация и цифровая адаптация

Есть мошенники, которые выдают себя за соискателей, будь то краткосрочные внештатные задания или более постоянные роли, требующие продвинутых навыков. Мошенничество со стороны сотрудников или подрядчиков происходит во всех отраслях, которые используют удаленных работников или отдают на аутсорсинг часть или всю свою рабочую силу. К счастью, сегодня на рынке есть решения для борьбы с этим мошенничеством, чтобы обеспечить целостность удаленных сотрудников. Эти решения для «цифровой адаптации» способны с высокой степенью точности удостовериться, что люди, работающие в вашей организации или в вашей организации, действительно являются теми, за кого себя выдают.

В лучших решениях используются последние достижения в области компьютерного зрения, машинного обучения и технологий распознавания лиц, и доказано, что они чрезвычайно точны при проверке личности в Интернете.

Удаленная работа и мошенничество

В принципе, решение для найма и управления вашей внешней рабочей силой очевидно: тщательная проверка потенциальных сотрудников с последующей тщательной проверкой биографических данных. После этого проводится регулярная (ежедневная или еженедельная) проверка, чтобы убедиться, что цели выполняются и сохраняется качество.Однако на самом деле это намного легче сказать, чем сделать, и связанные с этим процессы требуют от вашей компании ресурсов, которые можно было бы лучше использовать в другом месте.

В частности, на этапе удаленного найма трудно узнать, действительно ли документы, представленные потенциальным новым сотрудником, являются подлинными и действительно принадлежат этому лицу. Что, если документы были куплены в даркнете (см. ниже) и используются мошенническим путем?

Растет эпидемия мошенничества с личными данными.Некоторые из этих мошенников выдают себя за соискателей и используют поддельные удостоверения личности для подачи заявлений о приеме на работу; будь то небольшие компании, крупные корпорации, некоммерческие или государственные учреждения. Мошенничество происходит во всех отраслях, отдающих работу на аутсорсинг, от банковского дела до строительства, здравоохранения, страхования, энергетики, железных дорог и коммунальных услуг; список можно продолжить.

Мошенники прячутся за хорошо продуманными фасадами фальшивых личностей; они используют поддельные имена и должности, а также поддельные профили в социальных сетях и поддельные резюме, чтобы заниматься своей торговлей.Это высококвалифицированное искусство, жертвой которого становятся не только легковерные, но и скептики. Как только сотрудник или подрядчик-мошенник успешно принят на работу, он может закончить работу ровно столько, чтобы остаться незамеченным, чтобы никто не заметил. Или, возможно, готовая работа или используемые материалы будут некачественными, и подрядчик-мошенник исчезнет до того, как кто-либо заметит.

В зависимости от отрасли мошенничество может принимать различные формы. В банковской сфере мошеннические сотрудники могут украсть коды доступа клиентов и другие личные данные.В строительной отрасли мошенничество может включать выставление счетов за незавершенную или некачественную работу с использованием некачественных материалов. Мошенничество в здравоохранении может быть связано с отсутствием необходимых полномочий для работы в заявленной должности. Мошенничество в энергетическом секторе может привести к краже ценных коммерческих секретов и продаже их конкурентам.

5 техник мошенничества при аутсорсинге, о которых вам следует знать

  • Оплаченная работа, осталась незавершенной.  Некоторые мошенники, ищущие работу, просят авансовый платеж, а затем никогда не заканчивают работу.
  • Ложь о количестве отработанных часов.  Очень сложно отследить, сколько часов на самом деле работают ваши удаленные сотрудники.
  • Завышение бюджета или превышение бюджета.  При ограниченном надзоре за рабочим процессом практически невозможно составить соответствующий бюджет. Этим воспользуются мошенники.
  • Кража интеллектуальной собственности и украденные идеи.  Нарушение патентных прав, товарных знаков или авторских прав или раскрытие коммерческой тайны.
  • Кража личных данных.  Сотрудники-мошенники могут использовать ваше имя/данные банковского счета и украсть счета вашей компании.

Набор инструментов для мошенников

Мошенник, ищущий работу, хорошо разбирается в искусстве подачи заявлений о приеме на работу. В наши дни большая часть найма происходит онлайн, а собеседования обычно проводятся удаленно через интернет-звонок. Мошенник может легко подделать местоположение этого звонка, используя виртуальную частную сеть (VPN). Мошенник представляет копии мошеннических документов, которые он купил в даркнете.Наконец, многие компании в любом случае не имеют средств для полной проверки биографических данных, и они часто просто копируют информацию, указанную в документах, удостоверяющих личность.

Вам может быть интересно, насколько легко купить поддельные документы в даркнете. Для большинства людей даркнет — это, казалось бы, мифическое место, о котором часто говорят, но никогда до конца не понимают. Однако это очень реально, и до него легко добраться. Мошенники, которые посещают даркнет для покупки поддельных документов, удостоверяющих личность, также могут узнать там о новейших инструментах своей торговли.Посмотрите здесь текущие цены на документы, удостоверяющие личность, и другую личную информацию, продаваемую в даркнете. Вы можете быть удивлены тем, насколько они доступны по цене. В текущих отчетах говорится, что кража личных данных быстро расширяется: по оценкам, каждый пятый европейец сталкивался с кражей личных данных за два года с 2018 по 2019 год.

Помимо документов из даркнета, мошенники также должны иметь возможность заметать следы. Наиболее важными инструментами являются те, которые необходимы для того, чтобы скрыть свои «цифровые отпечатки пальцев».Это возможно с помощью передового программного обеспечения для обеспечения конфиденциальности, такого как Antidetect и Kameleo, которое позволяет мошенникам создавать поддельные виртуальные профили. Кроме того, VPN-сервис и браузер TOR позволяют мошеннику подделать свое местоположение и скрыть свое онлайн-нахождение, что полезно при посещении даркнета.

В связи с этим возникает вопрос, можно ли как-то замедлить и, в конце концов, остановить эту тревожную тенденцию?

Решение для проверки цифровой идентификации PXL Vision

PXL Vision предлагает решение в своей цифровой платформе регистрации, которая позволяет вам проверять личности людей в вашей рабочей силе с точностью более 99%.Наше полностью автоматизированное решение делает фотографию документов, удостоверяющих личность пользователя, а затем делает селфи пользователя в режиме реального времени. Затем программное обеспечение сравнивает фотографии из документов, удостоверяющих личность, с видео-селфи зарегистрированного пользователя.

PXL Vision только что выпустила онлайн-решение для проверки личности Daego® — проверка личности для сотрудников в магазине SAP®, где оно напрямую интегрировано в платформу SAP® Fieldglass.

SAP® Fieldglass помогает компаниям более эффективно взаимодействовать со своими сотрудниками, а затем управлять всеми аспектами их внешней рабочей силы, от поиска до приема на работу и увольнения, выставления счетов, оплаты и многого другого.

Проверка документов, удостоверяющих личность » Dallas Innovates

[Изображение: Вадим Сажниев/istockphoto]

Компании в США больше, чем когда-либо, полагаются на удаленных сотрудников. Пандемия заставила фирмы переосмыслить то, как они работают в офисе, а онлайн-решения сделали удаленную работу все более удобной. Этот процесс упростился почти для всех, но для HR-команд он скоро усложнится. Теперь OnBlick, иммиграционная фирма из Ирвинга, занимающаяся соблюдением требований HR, предлагает решение.

Задача: проверка удостоверения личности удаленных работников

Ключевой задачей отделов кадров является подача формы I-9 — документа, используемого Службой гражданства и иммиграции США для подтверждения удостоверения личности работника и права на работу.

Федеральный закон требует, чтобы каждый работодатель, который нанимает, направляет за вознаграждение или нанимает человека для работы в США, должен заполнить форму I-9, независимо от того, является работник гражданином или нет.

Но вот в чем загвоздка: работодатель должен лично проверить удостоверение работника.Это не всегда легко, когда работник находится удаленно и, возможно, за сотни или даже тысячи миль.

Кришна Гаримелла, генеральный директор OnBlick в Ирвинге. [Фото: OnBlick]

ICE продлевает гибкость до 30 апреля

Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) временно ослабила требования к форме I-9 во время пандемии. В марте 2020 года он начал разрешать удаленную проверку формы I-9 для вновь нанятых сотрудников, если формы должны были физически проверяться по возвращении сотрудника к работе на месте.С тех пор работодателям разрешили временно проверять документы удаленно с помощью видеозвонков, электронной почты или факса.

15 декабря ICE продлил эту гибкость до 30 апреля 2022 года. Когда она, наконец, закончится, компании, живущие в «новой норме» удаленных удаленных сотрудников, столкнутся с проблемой. Как они проверяют удостоверение личности лично? Должны ли они летать с рабочими через весь штат или даже через США только для того, чтобы взглянуть на их удостоверение личности?

«Это стресс для работодателей», — говорится в заявлении OnBlick из Ирвинга.«Они должны отслеживать удаленных наймов, которые использовали гибкость COVID-19, и снова запускать процесс физической проверки, когда гибкость заканчивается».

«Революционная» проверка в авторизованной сети представителей

OnBlick предлагает продукт SaaS, который оптимизирует соответствие кадровым и иммиграционным требованиям с помощью решений HR BPA и аудиторских услуг I-9.

Компания заявляет, что совершает «революцию» в процессе удаленной проверки формы I-9 с помощью сети уполномоченных представителей.

5000 представителей почти в 500 городах

По данным компании,

OnBlick имеет сеть из около 5000 уполномоченных представителей, расположенных почти в 500 городах США. Используя сервис, сотрудники могут выбрать ближайшего представителя для физической проверки документов, удостоверяющих личность, и заполнить раздел 2 формы I-9 от имени работодателя.

Представители могут проводить проверку через портал SaaS OnBlick, при этом весь процесс происходит в электронном виде.Следуя рекомендациям USCIS для электронной формы I-9, OnBlick обеспечивает соответствие I-9 для предприятий, которые используют продукт и его услуги.

«Наша цель в OnBlick — предлагать технологические решения, которые могут упростить проблемы соответствия, с которыми компании сталкиваются на регулярной основе», — сказал Кришна Гаримелла, генеральный директор OnBlick, в заявлении. «Мы считаем, что наша сеть уполномоченных представителей сделает процесс I-9 совместимым, обеспечив отличный опыт адаптации».

Попасть в список.


Dallas Innovates, каждый день.

Подпишитесь, чтобы быть в курсе того, что нового и следующего в Далласе-Форт-Уэрте, каждый день.

ПОДРОБНЕЕ СЛЕДУЮЩИЙ

  • Поставщик решений для обеспечения соблюдения требований для кредиторов в сфере автомобилестроения, жилых автофургонов, судов и спортивных автомобилей будет использовать свои инвестиции, чтобы «установить новый стандарт» для решения проблем соблюдения кредиторами требований.

  • Инвестиции, возглавляемые Bedrock, помогут Leadr добавить больше возможностей в свою технологию развития персонала.С момента основания Leadr в июне 2019 года количество клиентов выросло до 340, а количество активных пользователей в месяц превышает 5000.

  • Уилсон Вармак, обладающий более чем десятилетним опытом масштабирования роста компаний, работающих с технологиями SaaS, поддержит внедрение Hiring Experience Stack компании Outmatch, объединяющего все ее технологические решения.

  • После приобретения в мае амстердамской компании Harver, чье программное обеспечение для массового найма трансформирует процесс найма в цифровом виде, Outmatch приобрела новый бренд, который лучше отражает возможности объединенной компании.

Политика гибкости удаленной проверки документов I-9 продлена до 30 апреля 2022 г.

ОБНОВЛЕНИЕ: 15 декабря 2021 г. Министерство внутренней безопасности (DHS) предоставило дополнительное продление политики гибкости удаленной проверки документов I-9 до 30 АПРЕЛЯ 2022 г. Это долгожданное облегчение для адвокатов, которые призывают DHS объявить о продлении как минимум за две недели до истечения срока действия текущей политики.

Предыдущий пост от 14 декабря до вышеупомянутого расширения:

Расширение гибкости удаленной проверки документов формы I-9 в настоящее время должно прекратиться 31 декабря 2021 г.  Готовы ли вы к следующим шагам? В этой статье содержится все, что вам нужно знать о гибкости и о том, как вы и ваша компания можете оставаться в соответствии с требованиями в следующем году.

Что такое гибкость I-9?

С началом пандемии COVID-19, 20 марта 2020 г., Департамент внутренней безопасности («DHS») начал обеспечивать гибкость личной проверки документов, удостоверяющих личность, и документов, подтверждающих право на работу, для заполнения формы I-9.Эта гибкость означает, что работодатели, сотрудники которых принимают меры предосторожности в отношении физической близости из-за COVID-19, могут удаленно проверять документы, удостоверяющие личность и право на работу, своих сотрудников (например, по видеосвязи, факсу, электронной почте и т. д.). Эта гибкость расширялась несколько раз с момента ее создания.

До 1 апреля 2021 года возможность удаленной проверки I-9 была доступна только для работодателей и рабочих мест, которые работали на 100% удаленно, без физического присутствия сотрудников на рабочем месте.1 апреля 2021 года DHS объявило о большей гибкости для работодателей. В соответствии с этим объявлением работодатели по-прежнему могут использовать вариант удаленной проверки I-9 для сотрудников, работающих удаленно, даже если другие сотрудники работают на рабочем месте работодателя. Сотрудники, которые предоставляют документацию удаленно, временно освобождаются от требований физического осмотра, связанных с формой I-9, до тех пор, пока они не перейдут на неудаленную работу на регулярной, последовательной или предсказуемой основе, или , пока не будет расширена гибкость, связанная с такими требованиями. прекращено, в зависимости от того, что наступит раньше .

Каково текущее состояние политики гибкости I-9?

Расширение гибкости удаленной проверки документов формы I-9 в настоящее время прекращается 31 декабря 2021 г. . Пока неясно, расширит ли DHS политику удаленной проверки документов по форме I-9. Всякий раз, когда гибкость удаленной проверки документов по форме I-9 заканчивается — будь то 31 декабря 2021 года или позднее, если DHS продлит действие политики — все сотрудники, которые были приняты на работу с помощью удаленной проверки, должны сообщить своему работодателю в течение трех рабочих дней. 90 034 дней для личной проверки документов, удостоверяющих личность и право на трудоустройство, для подачи формы I-9.Работодателям, которые в настоящее время переводят сотрудников обратно в офис, рекомендуется предпринять эти шаги лично сейчас, чтобы уменьшить нагрузку, когда закончится политика гибкости.

Что могут сделать работодатели, чтобы подготовиться к истечению срока действия политики гибкости?

В настоящее время неясно, продлит ли DHS политику или нет. Если этого не произойдет, то, скорее всего, работодатели бросятся проводить очную проверку документов. Если он будет продлен, работодатели могут продолжать пользоваться политикой гибкости.Работодатели должны рассмотреть возможность принятия следующих мер в ожидании истечения срока действия политики.

  • Работодатели должны подготовить и вести список всех сотрудников, которые были наняты и проверены виртуально с 20 марта 2020 года. Список должен включать даты, когда сотрудники вернутся к работе на регулярной, последовательной или предсказуемой основе, а также крайний срок очной проверки (три дня после выхода на работу).
  • Работодатели должны рассмотреть возможность назначения лица или агента для проведения личных проверок.Назначенные лица должны разработать план того, когда и как они будут связываться с сотрудниками из списка.
  • Когда сотрудники возвращаются на рабочее место, лица, назначенные для проведения личных проверок, должны сделать это для каждого сотрудника в списке.
  • Работодатели также должны рассмотреть вопрос о том, чтобы агент лично проводил проверку личности и документов о разрешении на работу для сотрудников, пока они работают удаленно, вместо того, чтобы ждать истечения срока действия политики.

Что дальше?

Возможно, DHS сделает политику гибкости постоянной.DHS недавно объявило, что в настоящее время изучает альтернативные варианты проверки документов по форме I-9, которые предлагают эквивалентный или более высокий уровень безопасности для целей проверки личности и права на трудоустройство. DHS ищет у представителей общественности комментарии относительно методов, которые работодатели могут использовать для проведения дистанционной проверки документов, связанных с формой I–9, а также информацию и улучшения этих политик и процессов DHS. Комментарии общественности должны быть представлены не позднее 27 декабря 2021 года.Общественность может подавать комментарии, обозначенные номером списка USCIS–2021–0022, через Федеральный портал нормотворчества.

Работодатели обязаны проверять веб-сайты DHS и Иммиграционной и таможенной службы (ICE) на наличие дополнительных обновлений относительно того, когда продления будут прекращены и возобновится нормальная работа.

Корпоративная иммиграционная группа Нилана Джонсона Льюиса продолжает следить за ходом политики гибкости I-9. Работодателям рекомендуется обращаться к нашей команде с любыми вопросами, которые у них могут возникнуть.

Акционер и руководитель отдела корпоративной иммиграции

Подтверждение личности и удаленный найм в условиях COVID-19

Когда разразилась пандемия COVID-19, примерно 16 млн ед.По словам Slack, работники умственного труда S. перешли на удаленную работу. COVID-19 фактически положил начало переменам, которые предсказывали много лет назад: миру, в котором преобладает удаленная работа. Это было беспрецедентно и, вероятно, было бы невозможно в таком массовом масштабе всего 10 лет назад.

Будущее удаленной работы

Хотя большинство компаний, перешедших на удаленную работу, предполагали, что это будет временно, многие из них видят, что бизнес продолжается, а их сотрудники остаются продуктивными, а некоторые организации сообщают о повышении производительности до 30%.Многие работодатели осознали, что когда их команды оснащены нужными инструментами, они могут оставаться продуктивными независимо от того, где они работают. Преимущества удаленной рабочей силы включают экономию затрат на недвижимость, сокращение времени в пути, меньше отвлекающих факторов в офисе и гибкость для сотрудников.

Похоже, что удаленная рабочая сила, предсказанная много лет назад, явно никуда не денется. Многие крупные технологические компании предлагают сотрудникам возможность работать удаленно на неопределенный срок, и 98% респондентов недавнего опроса Buffer указали на желание продолжать работать удаленно, по крайней мере, часть времени, до конца своей карьеры.

Хотя нам повезло, что технологический прогресс позволил осуществить этот невероятный переход, с изменениями возникают новые проблемы, не последней из которых является удаленный найм.

Навигация по удаленному найму

Переход на удаленную работу заставляет нас пересматривать процессы найма. Определенный уровень доверия и связи устанавливается, когда вы общаетесь с кем-то лицом к лицу. Когда личные встречи не являются частью процесса найма, мы больше не можем позволить себе роскошь читать тонкие сигналы, такие как язык тела и интонация голоса.Видеоинтервью могут в какой-то степени смягчить это, но все мы были в ситуациях, когда мы чувствовали себя по-разному по отношению к человеку во время видеозвонка по сравнению с тем, когда мы общались с ним или с ней лицом к лицу.

Это выдвигает на первый план важный вопрос, который приобретает новое значение с ростом числа удаленных сотрудников: как узнать, что люди, с которыми вы беседуете, являются теми, за кого они себя выдают? Хотя большинство людей не лгут о своей личности и не фальсифицируют детали своего резюме, это случается чаще, чем вы думаете.

Согласно опросу Resume Lab, более трети респондентов (36%) признались, что лгали в своих резюме. Недавний громкий случай этого был зарегистрирован в декабре 2019 года, когда было обнаружено, что женщина солгала в своем резюме, использовала фотографию Кейт Аптон в качестве своей фотографии в LinkedIn и получила государственную работу в Австралии за 185 000 долларов в год. Ее обман включал ложь об образовании и занятости и даже выдавал себя за предыдущего работодателя, чтобы предоставить справку и отзыв о своей собственной работе.

Подобные обманы происходили и до кризиса, даже при личном найме. В конце концов, вы действительно знаете, что люди являются теми, за кого себя выдают? Знаете ли вы, принесли ли эти люди свои собственные неподделанные документы, удостоверяющие личность, в первый день работы, чтобы завершить процесс I-9? Были ли документы, которые они представили, такими же, как те, которые прошли процесс проверки данных? Ваши специалисты по персоналу обучены выявлять несоответствия?

Для большинства компаний короткий ответ — нет.Все это важные вопросы, которые следует задавать, особенно при внедрении практики удаленного найма.

Доверие имеет значение, особенно если вы нанимаете человека, с которым не будете регулярно общаться лично. Вам нужно доверять личностям сотрудников, присоединяющихся к вашей компании, но это выходит за рамки этого. Ваши новые сотрудники должны быть уверены, что вы проявляете должную осмотрительность при проверке кандидатов, а остальные ваши сотрудники должны верить, что вы приводите в компанию кого-то, кто прошел тщательную проверку.Более безопасные рабочие места, удаленные или нет, начинаются с проверки личности.

Расширение набора инструментов HR с проверкой личности

Проверка личности помогает миру HR развиваться в ногу со временем и помогает компаниям обрести уверенность в личности людей, присоединяющихся к их командам, независимо от того, находятся ли они за сотни миль или будут работать бок о бок на физическом рабочем месте с другими вашими сотрудниками, сейчас или в будущем.

Вот как работает проверка личности: с помощью своего смартфона кандидаты фотографируют свой документ, удостоверяющий личность, например, водительские права или паспорт, который проверяется на предмет того, не был ли он подделан или изменен каким-либо образом.Затем они делают селфи, и процесс, широко известный как тест на живучесть, подтверждает, что они сделали фотографию живого человека (а не фотографию). Затем селфи сравнивают с фотографией в документе, удостоверяющем личность. Это так просто и занимает всего пару минут, но это важный шаг.

Вы не хотите тратить свое время на собеседование с кем-то, кто лжет о своей личности. И вы, конечно же, не хотите ждать, пока кандидат присоединится к вашей компании, чтобы подтвердить личность человека.

Кроме того, проверка личности может быть включена непосредственно в проверку биографических данных, чтобы вы были уверены, что проверяете нужного человека. Существует распространенное заблуждение, что проверка биографических данных автоматически подтверждает личность, но это не так. Заблаговременное включение решения для проверки личности в процесс поможет вам узнать, что люди являются теми, за кого себя выдают.

Тем более, что удаленная работа становится скорее нормой, чем исключением, подтверждение личности человека с самого начала должно стать ключевым элементом вашей практики найма.

Тейлор Лиггетт — генеральный директор Sterling Identity. Лиггетт присоединился к Sterling в 2016 году в качестве вице-президента по развитию бизнеса и руководил продажами, руководил многочисленными инициативами по стратегическому росту и поддерживал ключевые партнерские отношения. Обладая более чем десятилетним опытом работы в области проверки биографических данных, идентификации и биометрии в стране и за рубежом, он привносит уникальный взгляд на новый и быстро развивающийся бизнес по идентификации.

До прихода в Sterling Лиггетт руководил глобальным управлением учетными записями для подразделения ADP по проверке данных и обслуживанию I-9.Он изучал управление бизнесом в Университете штата Колорадо и компьютерные информационные системы в Университете Северного Колорадо.

Адаптация удаленных сотрудников | GoodHire

При найме на удаленную работу процессы отбора, найма и адаптации работодателей должны быть такими же справедливыми, точными и соответствующими требованиям, как и для сотрудников, работающих на месте. Но удаленная проверка и прием на работу могут затруднить подтверждение личности, создавая дополнительные риски.

Использование правильных инструментов и процессов может упростить удаленную проверку кандидатов и адаптацию сотрудников, защищая при этом вашу компанию.


Пандемия COVID-19 изменила то, как мы работаем. В настоящее время почти 71% рабочей силы работает из дома из-за продолжающейся пандемии. И, вероятно, многие продолжат работать из дома еще долго после пандемии; такие компании, как Square и Twitter, уже предложили сотрудникам возможность работать из дома на постоянной основе, и ожидается, что многие работодатели последуют их примеру.

Конечно, эти изменения повлияли на работодателей по-разному.Многие были вынуждены адаптироваться к виртуальной рабочей среде, что также означает подачу заявок на удаленную работу, процессы найма, отбора и адаптации кандидатов и сотрудников. Но только потому, что среда найма изменилась, работодатели по-прежнему должны сохранять усердие, когда дело доходит до проверки и виртуальной адаптации. Почему?

Во-первых, 69% сотрудников останутся в компании дольше, если у них будет хороший опыт адаптации. Помимо этого, работодатели должны обеспечить, чтобы их процессы удаленного отбора, найма и адаптации были такими же справедливыми, точными и соответствующими требованиям, как и прежде.Это связано с тем, что удаленный отбор и найм могут создать дополнительный риск для работодателей, поскольку может быть сложнее подтвердить, кого они нанимают.

Но с помощью правильных инструментов и процессов вы можете сделать удаленный отбор кандидатов и адаптацию сотрудников простыми, эффективными и точными, одновременно защищая свою компанию.

Удаленная проверка I-9 и проверка личности

Подтверждение личности имеет решающее значение для любого процесса найма, но может быть проблемой, если это делается удаленно.Конечно, это всегда имело место для удаленных должностей, таких как фрилансеры и подрядчики. Но для компаний, привыкших к личному онбордингу, это не так просто, как попросить кандидата принести документы в офис для подтверждения своей личности.

Подтверждение личности должно выходить за рамки проверки формы I-9, которую должны заполнить все работодатели, чтобы кандидаты могли подтвердить свою личность и разрешение на работу в США. Полагаться исключительно на удаленную проверку I-9 может быть недостаточно, поскольку кандидаты могут использовать ложное удостоверение личности для получения работы.Кроме того, такие проблемы, как ошибочное удостоверение личности и кража удостоверений личности, могут создать еще больше препятствий для работодателей и кандидатов.

Однако с помощью проверки личности работодатели могут оценить, действительно ли информация, которую они получают при проверке данных, принадлежит кандидату. Без этого компании могут остаться уязвимыми для сбоев, которые могут дорого обойтись, например:

  • Прием на работу кандидата, который фальсифицирует свою личность
  • Отказ в предложении о работе кандидату, который стал жертвой ошибочной идентификации или кражи личных данных
  • Потеря драгоценного времени из-за задержек в процессе найма и отбора
  • Упущение хороших кандидатов из-за плохого опыта проверки

Итак, как работает проверка личности GoodHire? Проверка личности использует вопросы проверки подлинности на основе знаний и одноразовый пароль для проверки информации о кандидате (например, официального имени, даты рождения и адреса).Это похоже на процесс проверки личности, через который проходят потребители при проверке своего кредитного рейтинга или подаче заявки на кредитную карту.

Далее кандидатам будут заданы вопросы, ответы на которые они должны знать только для того, чтобы убедиться, что они действительно являются действительными владельцами предоставленного ими SSN. Если они не пройдут этот процесс, вы будете предупреждены о результатах, и GoodHire проведет вас через соответствующие следующие шаги.

Документы по проверке и адаптации удаленных сотрудников

Наем новых сотрудников обычно сопровождается большим количеством документов, которые обычно подписываются лично в рамках процесса адаптации.Однако, поскольку многие компании работают частично или полностью удаленно, электронная обработка документов о приеме на работу может быть очень сложной задачей для кандидатов и работодателей. Целых 25% компаний заявляют, что планируют предлагать удаленную работу в качестве постоянного преимущества после пандемии, указывая на то, что виртуальные рабочие среды никуда не денутся и будут продолжать расти.

Когда дело доходит до процесса проверки при приеме на работу, использование профессионального поставщика услуг по проверке биографических данных, такого как GoodHire, может упростить весь этот рабочий процесс для всех кандидатов, но это особенно идеально подходит для удаленного найма.Поскольку вся документация, такая как предоставленная кандидатом личная информация и согласие, заполняется через безопасную онлайн-платформу GoodHire, вам не нужно иметь дело с длинными цепочками электронных писем, трудночитаемыми документами, пропущенными подписями и многим другим.

Для дополнительных вступительных документов, которые необходимо подписать для вашей компании, таких как контракты, соглашения о неразглашении, информация о заработной плате и налоговые документы, рассмотрите возможность использования инструмента электронной подписи, такого как DocuSign или HelloSign. Таким образом, сотрудникам не нужно загружать дополнительное программное обеспечение или распечатывать и сканировать собственные документы с конфиденциальной информацией.

Контрольный список удаленного обучения и адаптации

После того, как вы успешно отобрали и наняли удаленных сотрудников, пришло время заняться следующей задачей: обучением и официальной адаптацией. Рассмотрите возможность создания контрольного списка удаленной адаптации для всей компании, чтобы ничего не было потеряно или упущено, а новый опыт найма не мешал только потому, что все виртуально.

Начните с основного контрольного списка, который включает такие задачи, как:

  • Оснащение сотрудников необходимыми технологиями
  • Отправка им приветственного подарка
  • Знакомство с инструментами компании
  • Обучение ИТ и безопасности
  • Отправка им виртуальной копии справочника для сотрудников команды и руководство
  • Планирование регулярных проверок и многое другое

Отсюда подумайте о любом обучении, которое обычно проводится лично или на практике, и создайте его цифровые версии, например, презентации о культуре компании и ценности.Чтобы новые сотрудники чувствовали себя более желанными и заинтересованными, рассмотрите возможность организации групповых тренингов и инвестиций в интерактивные онлайн-инструменты для обучения.

Не забывайте ставить перед сотрудниками конкретные цели и ожидания, поскольку новым сотрудникам может быть сложно ориентироваться в своей новой роли, особенно без личного взаимодействия и участия.

Создайте удобный процесс проверки и удаленной адаптации с помощью GoodHire

Отбор и удаленная адаптация новых сотрудников не должны быть более сложными, чем традиционный найм лично.Произведите отличное первое впечатление на своих удаленных кандидатов с помощью отмеченного наградами рабочего процесса GoodHire, удобного для мобильных устройств, который позволяет кандидатам выполнять проверку биографических данных с любого устройства, где бы они ни находились.

Plus, наш полный набор услуг по проверке занятости, включая проверку личности, дает вам уверенность в том, что вы нанимаете для своей компании наиболее квалифицированных удаленных сотрудников.

Отказ от ответственности

Ресурсы, представленные здесь, предназначены только для образовательных целей и не являются юридической консультацией.Мы советуем вам проконсультироваться с вашим собственным адвокатом, если у вас есть юридические вопросы, связанные с вашей конкретной практикой и соблюдением применимых законов.


Об авторе

Эшли Блонквист — бывший журналист новостей. Она пишет об услугах проверки занятости GoodHire и о том, как работодатели используют их для принятия обоснованных решений о найме.

Продление политики удаленной проверки формы I-9 до конца 2021 года

Сохранение соответствия иммиграционному законодательству и требованиям формы I-9 всегда было сложной задачей для работодателей, но глобальная пандемия сделала эту запутанную ситуацию еще более сложной из-за меняющихся правил. и методы проверки.

Министерство внутренней безопасности (DHS) и Иммиграционная и таможенная служба США (ICE) объявили о гибкости в соблюдении требований, связанных с формой I-9 «Подтверждение права на работу». Эта политика удаленной проверки формы I-9 была введена для работодателей, работающих удаленно из-за пандемии COVID-19.

Политика распространяется только на работодателей и рабочие места, которые работают полностью удаленно. Таким образом, сотрудники, нанятые 1 апреля 2021 года или позже и работающие удаленно, временно освобождаются от требований физического осмотра, связанных с формой I-9.Если на рабочем месте физически присутствуют сотрудники, правила удаленной проверки формы I-9 не применяются.

DHS и ICE продлевали политику удаленной проверки формы I-9 одиннадцать раз за последние полтора года. Он должен был истечь 31 августа 2021 года, но был продлен до конца 2021 года. Последнее четырехмесячное продление полезно, потому что многие компании не смогли вернуться к неудаленной рабочей среде на постоянной основе. Тем не менее, работодатели должны быть готовы к прекращению гибкости в отношении удаленной проверки формы I-9.В противном случае они могут быть оштрафованы на сумму от 573 до 20 130 долларов за нарушение.

Форма I-9 и пандемия COVID-19

В течение гибкого периода работодатели, сотрудники которых принимают меры предосторожности в связи с физической близостью из-за COVID-19, не обязаны проверять документы, удостоверяющие личность работника, и документы о разрешении на работу в его физическом присутствии. Вместо этого работодатели могут проверять документы сотрудников удаленно, по видеосвязи, факсу или электронной почте. В то же время они должны были получить, проверить и сохранить копии документов в течение трех рабочих дней для целей заполнения формы I-9, раздел 2.

После возобновления нормальной работы на рабочем месте работодатели должны лично просмотреть документы сотрудника в течение 3 дней после возвращения на рабочее место для всех сотрудников, которые были наняты с использованием удаленной проверки формы I-9. Когда проводится физический осмотр, работодатели также должны ввести COVID-19 в качестве причины задержки физического осмотра в поле «Дополнительная информация» Раздела 2. Кроме того, им необходимо добавить, что документы были физически осмотрены, а затем указать дату осмотра.

Текущее расширение политики удаленной проверки формы I-9 включает руководство для сотрудников, нанятых 1 июня 2021 г. или после этой даты, которые работают исключительно удаленно из-за мер предосторожности, связанных с COVID-19. Исключение из физической инспекции I-9 применяется к этим нанятым лицам до тех пор, пока они не начнут неудаленную работу на регулярной, последовательной или предсказуемой основе, или пока продление не будет прекращено, в зависимости от того, что наступит раньше.

Обеспечьте своевременную и точную проверку личности и права на трудоустройство с помощью этого подробного руководства и создайте процесс для подтверждения того, что каждая форма I-9 обновляется и хранится правильно.

Уполномоченные представители

Вместо временной удаленной проверки DHS по форме I-9 работодатели могут использовать существующий процесс удаленного найма и поручить уполномоченному представителю заполнять формы I-9. В этом случае уполномоченный представитель физически проверяет каждый представленный документ, чтобы определить, является ли он обоснованно подлинным и относится ли он к представившему его сотруднику. Работодатели не обязаны повторно просматривать документы для этих форм I-9, поэтому этот метод может сэкономить много времени, если его применять осторожно.Тем не менее, работодатели несут ответственность за любые нарушения, связанные с формой или процессом проверки. Поэтому они должны проверять все формы, заполненные уполномоченными представителями, на наличие ошибок и вносить необходимые исправления.

Подготовка к нормальной работе и возврат I-9. Обеспечение соблюдения требований

После того, как ICE прекратит гибкость удаленной проверки формы I-9, работодатели могут легко перегрузиться проведением личной проверки и повторной проверки в течение трех рабочих дней.Чтобы предотвратить это, работодатели должны как можно скорее начать проверять тех, кто нанят и проверен удаленно после 20 марта 2020 года. При подготовке к этому процессу было бы полезно составить список всех сотрудников, прошедших виртуальную верификацию, когда они вернутся на работу, и крайний срок их очной верификации.

В дополнение к разработке процесса, который можно внедрить и завершить легко и быстро, работодателям необходимо общаться со своими сотрудниками и объяснять, почему их просят заполнить форму I-9.Затронутые сотрудники не должны чувствовать, что к ним относятся иначе, чем к другим сотрудникам.

Помимо того, что предприятия возвращаются к нормальной работе, DHS и ICE также скоро начнут проводить проверки формы I-9, в результате чего работодателям будет необходимо подготовить формы I-9 для проверки и убедиться, что они соответствуют требованиям формы I-9. В противном случае они могут быть подвергнуты тысячам федеральных штрафов со средней суммой в 2000 долларов за каждую существенную ошибку. Следовательно, работодатели должны регулярно проводить внутренние аудиты текущих форм I-9, чтобы убедиться, что они обновляются и хранятся правильно, а также для выявления любых несоответствий, их исправления и снижения рисков.

Кроме того, COVID-19 доказывает устаревание бумаги, поэтому работодателям следует рассмотреть программные решения для обеспечения соответствия I-9 и устранения отсутствующих и неполных форм I-9 или тех, которые содержат ошибки и ошибки. Благодаря электронному управлению I-9 легко установить подробные контрольные журналы, чтобы обеспечить полное соответствие электронных форм. В результате работодатели сохраняют точность и полноту, оставаясь при этом в курсе постоянно меняющихся правил и положений I-9.

Устраните неэффективность, бумажные ошибки, непоследовательное управление I-9 и подготовьтесь к потенциальной проверке со стороны правительства с помощью программного решения для обеспечения соответствия I-9.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.