Для чего нужен счет: является ли счет обязательным документом

является ли счет обязательным документом

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Пример счета на оплату

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает. Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

• если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
• если выставление счета прописано в договоре;
• если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

• Дата составления,
• Порядковый номер,
• Платежные реквизиты получателя денежных средств,
• Данные плательщика и покупателя,
• Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
• Должности и подписи уполномоченных лиц.
• Наименование товаров, работ услуг,
• Количество, единица измерения, цена и сумма.
• Итоговая сумма к оплате.
• Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

инструкция по заполнению — Яндекс.Касса

Что такое счёт на оплату товаров и услуг

Счёт — это документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар или услугу. Он не обязателен, но удобен и информативен: там есть реквизиты продавца, перечень товаров и услуг, а также сумма к оплате.

Не стоит путать счёт на оплату со счётом-фактурой. Счёт-фактура — это налоговый документ для расчёта НДС, обязательный для плательщиков этого налога. А счёт на оплату выставлять не обязательно, клиент и без него может перечислить (или не перечислить) деньги за покупку по договору или устному соглашению. Исключение составляют только ситуации, когда выставление счёта прописано в договоре или необходимо ввиду особенностей сделки (например, счета за электричество или услуги связи) — тогда выставление счёта на оплату необходимо. В этой статье речь пойдёт именно о счетах на оплату.

Как выставить счёт на оплату

Воспользуйтесь одним из популярных способов:

1. Сформируйте счёт в бухгалтерской программе.
2. Скачайте готовый бланк и внесите туда нужные данные, либо заполните распечатанный бланк от руки. Такой счёт обычно оформляется в двух экземплярах: один отправляют покупателю, а другой хранится у продавца. Несмотря на необязательность этого документа, в случае судебных споров он может иметь юридическую силу.
3. Воспользуйтесь одним из онлайн-сервисов, которые автоматизируют выставление электронных счетов.
4. Примите оплату от юрлица без выставления счёта — через B2B-платежи от Яндекс.Кассы.
5. Если вам нужно выставить счёт физическому лицу, сделайте это из личного кабинета Кассы.

Как правильно заполнить счёт на оплату

Формат счёта на оплату законом не регламентируется, однако есть некоторые обязательные элементы, которые обычно туда включают:

• Дата формирования счёта и его порядковый номер (отсчёт обычно ведётся с начала календарного года).
• Наименование продавца, его юридический адрес и банковские реквизиты для оплаты.
• Название (ФИО), адрес, ИНН и КПП (при наличии) плательщика.
• Информация о товаре или услуге: наименование, единицы измерения, количество, цена и итоговая стоимость.
• Номер договора с покупателем (если такой договор имеется).
• Данные об НДС.
• Срок оплаты счета (опционально).
• Подписи директора предприятия (ИП) и главного бухгалтера, печать (при наличии).

Инструкция по заполнению счёта одинакова как для ИП, так и для ООО. Однако, счёт от ИП должен быть подписан только индивидуальным предпринимателем, а счёт от ООО — директором и главным бухгалтером.

Если вы продаёте товары и услуги, облагаемые НДС, то в графах «Цена» (единицы товара/услуги), «Сумма» и «Итого» вы можете указать цифры без учёта налога, а ниже в строке «НДС» указать сумму налога из расчёта полной стоимости товаров. Второй вариант: поля «Цена», «Сумма» и «Итого» уже будут содержать суммы с учётом НДС, тогда вместо поля «НДС» будет поле «В том числе НДС» с указанием в нём суммы налога. Для удобства можно скачать образцы счетов с НДС и без НДС.

Является ли счёт на оплату договором?

Нередко для возникновения договорных отношений сам договор необязателен, и его функцию может выполнять счёт на оплату. Он содержит условия доставки, порядок обмена и возврата, условия доставки и другую информацию, которую продавец считает нужным включить. Формат счёта-договора удобен для сделок с небольшой суммой, с его помощью можно быстро оформить разовую поставку товара, продажу ПО или другого онлайн-продукта, участия в семинаре или вебинаре и так далее.

В таком счёте обязательно должны присутствовать:

• наименование товара/услуги;
• количество;
• единица измерения;
• ставка НДС или акциза;
• сроки оплаты;
• способ передачи (отгрузки) товара;
• общая сумма с НДС;
• сумма НДС или акциза выделена отдельной строкой;
• наименование продавца, его банковские реквизиты;
• наименование покупателя, банковские реквизиты;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение данных операций;
• подписи должностных лиц и их расшифровка с указанием ФИО и др.

Также рекомендуется проставить на счёте печать организации. Тогда факт его оплаты приравнивается к соблюдению письменной формы договора.

Существуют форматы сделок, при которых замена договора счётом законодательно запрещена. К ним относятся, например, продажа недвижимости и предприятий, аренда зданий и сооружений.

Можно ли обойтись без счетов?

Как было сказано выше, обычно счёт на оплату — вещь добровольная. А ввиду затрат времени на заполнение, это ещё и не самый быстрый способ напомнить контрагенту об оплате. Существуют альтернативы выставлению счетов — например, B2B-платежи в Яндекс.Кассе. Для вашего клиента они ничем не будут отличаться от покупки в обычном интернет-магазине.

От вас требуется только разместить перечень товаров и услуг на сайте. Если клиент использует Сбербанк Бизнес Онлайн, он просто выберет этот способ оплаты нажатием одной кнопки, а затем подтвердит транзакцию кодом из СМС.

Счета физическим лицам — как это работает?

Счета можно выставлять не только организациям или ИП, но и физическим лицам. Это удобно для бизнесов, работающих без сайта, а также для тех, кто консультирует клиентов в чате перед покупкой. Подобный счёт можно сформировать в личном кабинете Яндекс.Кассы, а затем отправить его покупателю в смс, по электронной почте, а также ссылкой в любом чате или мессенджере.

1. Счёт на оплату — это необязательный документ, который уведомляет покупателя о необходимости оплатить товар.
2. В ряде случаев счёт может быть приравнен к договору, а также иметь юридическую силу в судебных спорах, поэтому его нужно заполнять без ошибок.
3. Минимальный набор данных, которые должны быть в счёте на оплату: реквизиты продавца, наименование и количество товара, сумму к оплате.
4. Счета можно выставлять в бумажной и электронной форме, а также обходиться без них, используя такие сервисы, как B2B-платежи в Яндекс.Кассе.
5. Счета можно выставлять и физическим лицам, через Яндекс.Кассу это делается за несколько кликов.

как оформлять и хранить — Контур.Бухта — СКБ Контур

Счет — это документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику. Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Любое предприятие в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается со счетами на оплату. Как оформлять счета, можно ли принимать от поставщиков счета с ошибками, какие программы для выставления счетов существуют — узнаете из статьи.

Многие специалисты ошибочно считают счет на оплату первичным документом. Если обратиться к Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, станет понятно, что это не так. Первичный документ отражает факт хозяйственной жизни — поступление товара, списание денег, выдачу зарплаты и т. д (ст. 9 402-ФЗ). Сам по себе счет не свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Как оформить счет

Счет представляет собой документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику.

Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Так как счет не относится к первичке, его форму компании разрабатывают самостоятельно. Обычно в него включают стандартные реквизиты, характерные для первичной документации: дату и номер счета, основание (реквизиты договора), наименование сторон, наименование товара (услуг), стоимость. Основной составляющей счета служат реквизиты банка.

Подберем надежного бухгалтера для обслуживания вашей фирмы.

Подробнее

Зачастую компании и вовсе обходятся без счетов. Оплатить товар можно на основании договора. А если перечисление денег происходит после получения товара, оплату можно произвести на основании накладной. Отсюда можно сделать вывод, что счет — это не обязательный документ.

Бывает и обратная ситуация, когда продавец и покупатель не заключают договор. В этом случае договором может служить счет на оплату. Перечисление денег поставщику будет служить согласием на осуществление сделки.

На практике можно встретить оригиналы счетов с подписями и печатью, счета в виде скана или распечатанные счета без подписей ответственных лиц. Оплату можно произвести по любому из описанных счетов. Если покупателю нужен оригинал счета, оформленный по всем канонам бухучета, целесообразно прописать порядок выставления счетов на оплату в договоре.

Как хранить счета

Законодательство не устанавливает правила хранения счетов. Однако многие компании хранят счета вместе с платежными поручениями. Порядок хранения счетов можно закрепить в учетной политике или в правилах документооборота организации.

Желательно хранить счета как минимум до завершения сделки. Это поможет избежать лишних споров с поставщиками.

Программы для выставления счета на оплату

Функция выставления счета, пожалуй, есть в любой бухгалтерской программе. Также многие интернет-банки дают возможность своим клиентам выписывать счета.

что это, для чего нужна в бухгалтерии, зачем необходим документ в налогообложении, виды, что подтверждает, отражает полученный экземпляр, какие функции выполняет

В статье разберем, что это за документ – счет-фактура и что она отражает, для чего используется и кому пригодится в работе предприятия. Без нее не получится подтвердить, что продукция была доставлена в полном объеме и к поставщику нет претензий. У этой бумаги есть четко обозначенная структура, от которой нельзя отступать, иначе она перестанет иметь юридическую силу. Также документ важен для совершения сделки, поэтому очень важно все составить правильно. Сейчас есть множество программ, которые помогают автоматически создавать и даже заполнять поля для этой документации. Бухгалтерам остается только проверить корректность и подписать.

Что такое счет-фактура, для чего необходима и кому она остается – образец

Это документ, который находится у бухгалтеров. Он подтверждает, что товары были действительно отгружены покупателю или были оказаны услуги, там же прописывается стоимость продукции.

Эта бумага отправляется покупающей стороне одновременно с высылаемой на продажу партией либо по почте. Еще один вариант – выставляется после того, как были приняты продукты или услуги.

Важно соблюдать формат, в котором будет создана и предложена счет-фактура. Он утвержден постановлением Правительства, поэтому нельзя менять местами поля или создавать свои варианты написания, даже если они будут закреплены уставом и приказом директора предприятия.

Что подтверждает

Когда проходит сделка, эта бумага нужна, чтобы закрепить момент, когда товар был по факту передан покупателю либо были выполнены услуги. Это реальное подтверждение, с которым можно ознакомиться и принять к сведению, а также включить в качестве первичной документации в бухгалтерии.

Виды счет-фактуры, которые встречаются в бухгалтерии

Всего их два. Первым называют стандартную СФ. Ее создают в случае, когда отгрузили партию или выполнили работу, за которую теперь покупатель должен деньги. Она необходима, когда полностью оплачены изделия. Время на подготовку и отправку – 5 календарных дней с момента передачи. То же самое отдается, если продукция была возвращена поставщику обратно.

Второй тип – авансовый. Его следует подготовить в случае, если требуется или была зачислена на счет предоплата в счет будущих отправлений. Здесь не потребуется заполнять такие поля, как:

• грузоотправитель;
• получатель груза;
• объем товара или получаемых услуг;
• единицы, в которых будет все измеряться.

Но обязательно все, что позже понадобится для расчетов.

НДС

Когда сделка оплачивается, то продавец начисляет налог на добавленную стоимость. СФ будет рассматриваться в качестве подтверждения операции по оплате изделий, это регистрируется в специализированной книге. На основании полученной счет-фактуры будут заполнены соответствующие данные в декларации.

Если во всех бумагах нет ошибок и все сделано корректно, то покупатель получает возможность запросить налоговый вычет по данной статье.

Бывают ситуации, когда НДС не будет начисляться. Например, без этого обходятся предприниматели, которые трудятся по системе УСН. Но довольно часто, не глядя на эти обстоятельства, покупающая сторона просит, чтобы ему выдали СФ, даже если в нем не будет прописан НДС.

Конечно, это не обязательство, которое должен выполнить продавец. Но обычно они идут навстречу и оформляют СФ. Единственная особенность – в документе сразу прописывают, что покупка была без налога на добавленную стоимость. Соответственно, эта строчка в бланке останется пустой.

Важный нюанс – если продающая сторона не является плательщиком НДС, то ей нельзя ставить в этом поле 0%. Это отдельная категория предприятий, к которой неплательщики не относятся. Даже 0% является реальной ставкой, на которую эти фирмы не имеют права. Если необходимо что-то вписать, то лучше указать «Без НДС». Это будет правдой и не сделает документ недействительным в отличие от 0%.

Если же вписать несоответствующие данные, то для получателя бумаги это станет проблемой. Проверяющие органы выписывают штраф или начисляют все стандартные 18-20%.

Хотите внедрить «Магазин 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята.
Продолжить

Без каких реквизитов не обойтись

Все условия были прописаны в статье 169 Налогового Кодекса. Чтобы СФ приняли к учету и изучили, на ней должны быть определенные строчки:

• День, когда был составлен документ, и порядковый номер по факту создания. Число проставляется то, в которое происходила сделка. Нумерация любая, которая нравится продавцу. Главное – цифры должны идти по возрастанию и оставаться сквозными. Но если фирма нарушила систему и после 55 и 56 выдала СФ №22, то на налоговом вычете это никак не отразится.
• Название продающей организации, полный адрес и все важные идентификационные номера. Все должно быть корректным, без исправлений и ошибок, легко читаться и быть нормального шрифта. Сокращенный или полный вид нужно делать таким, чтобы он соответствовал учредительным документам и соответствовал уставу фирмы. Не обойтись и без почтового индекса.
• Аналогично все прописывается с покупающей стороны. Следует верно указать, где находится клиент, куда будет отгружаться партия. Эти строчки могут быть интересны налоговой службе.
• Получатель и отправитель груза, их адреса. Эта информация необходима при продаже продукции. Когда выполняются работы или оказывается услуга, то подобная строчка не нужна. При реализации товаров можно не заполнять полностью это поле. Но если написать все реквизиты, то ошибкой это не будет. Получателя нужно описывать полностью в соответствии с уставными документами. В этом случае не зависит, является ли покупатель грузополучателем или нет.
• Наименование продающихся изделий, единицы, в которых они измеряются. Нельзя допускать ошибки в этих полях. Важно корректно написать, в штуках считаются продукты, в килограммах или в литрах.
• Количество продукции, которая была продана или объем предоставленных услуг. В этой строчке прописывается, сколько в итоге деталей или арбузов было реализовано этому покупателю. От этой части зависит калькуляция и итоговая сумма.
• Цена или тариф. Считается за единицу измерения, если это возможно. Указывается без НДС или с его учетом в зависимости от того, что указано в договоре.
• Валюта бумаги. В чем все рассчитывается и будет производиться оплата. Пишется код, который значится в Общероссийском классификаторе. Это может быть рубль (643), доллар (840), евро (978) или любая другая официальная валюта.
• Полная стоимость проданной продукции. Обязательно внимательно высчитывается и указывается. Недопустимы ошибки и корректировки. Чаще документ составляется в электронном виде, и там все поля заполняются автоматически, поэтому риск ошибиться стремится к нулю.
• Налоговая ставка. Может быть 0%, 10% или 20% в зависимости от того, как работает фирма и что она продает. Если компания находится на упрощенке или полностью была освобождена от расчета и выплаты налога на добавленную стоимость по любым причинам, то в этой строке пишется «Без НДС». Мы выше уже разбирали, как это действует и почему рекомендуется корректно писать.
• Сумма исчисленного налога. Как правило, в программах считается автоматически, у бухгалтеров может рассчитаться и вручную.
• Полная стоимость за объем проданной продукции или услуг с учетом налога.
• Страна, в которой было все произведено и номер с таможенной декларации. Эта строчка актуальна только для товаров, которые были присланы из-за рубежа.

Упростить и оптимизировать бизнес-процессы можно с помощью специального ПО. На сайте «Клеверенс» вы найдете решения, подходящие для различных целей и задач. 

Для чего нужна такая бумага, как счет-фактура, в отделе закупок и в бухгалтерии

В первую очередь она понадобится, чтобы подтвердить исходящий НДС, когда будут продаваться услуги и изделия. А позже она пригодится, чтобы списать входящий налог на добавленную стоимость, в момент покупки. Она будет являться доказательством произошедшей сделки.

Когда регистрируется исходящая СФ, то ее вписывают в Книгу продаж. Когда входящая – от продавца – то в Книгу покупок. В итоге данные в декларации будут заполняться на основании той информации, которая сформируется в этих документах.

Если переводится предоплата, а продукт поступит к покупателю позже, чем через 5 дней, то следует выписать авансовую СФ. Она подтвердит факт произошедшей сделки и будет доказывать покупающей стороне, что они приобрели изделия или услугу. Если в ней позже будут выявлены ошибки, то можно выписать дополнительную, корректировочную СФ.

Для бухгалтера это бумаги, которые помогают вести учет, подтверждают текущие хозяйственные операции и являются возможностью получить вычет.

Порядок заполнения счета-фактуры

Какие поля необходимо заполнять – мы рассмотрели выше. Теперь давайте пройдем по строкам:

• (1). Здесь будет дата и номер.
• (2), (2а), (2б), (6), (6а),(6б). Название, адреса, ИНН и КПП покупающей и продающей сторон. Все в соответствии с учредительными бумагами и уставом, даже, если это пишется в сокращенном виде.
• (3), (4). Наименование и почтовый адрес, которые указываются для получателя и отправителя груза. Для СФ, которая готовится на основе работ или услуг, ставится прочерк в этом поле.
• (5). Дата и номер, который был присвоен платежному документу в случае, если давали аванс. Когда он не выдавался или не был денежным, указывается прочерк.
• (7). Как называется валюта и ее код. Даже если компания всегда работала исключительно в рублях, в каждой СФ это пишется заново. Не должно быть двусмысленности или других вариантов.
• Таблица с графами. В 1 графе наименование реализуемых в данный момент продуктов и так, как оно было прописано в договоре или накладной.
• Графа 2, 2а, 3, 4. Код и обозначение того, в чем измеряется товар, объем, стоимость без НДС.
• Графа 6. Сумма акциза или фраза «без акциза» в зависимости от вида продукции.
• 7, 8. Размер налоговой ставки и сколько она составила в рублях и копейках, не округляется до целых чисел.
• 5, 9. Общая стоимость всего продаваемого. В первом случае без НДС, а во втором – уже с учетом начисленного налога. Прописывается два раза даже если компания работает без НДС.
• 10, 10а, 11. Необходимо заполнять только в случае, если фирма реализует или перепродает импортные товары.

В конце обязательно расписывается руководитель организации или его доверенный человек – обычно это бухгалтер. Ниже печать, которая заверяет корректность всех заполненных полей.

Можно ли составить электронно

Законы РФ разрешают выставлять и принимать такие варианты СФ. Главное, чтобы она была правильно составлена в соответствии со всеми правилами и передана через оператора документооборота в том формате, в котором это установил ФНС.

Для компаний этот вид бумаг является таким же юридически значимым, как и бумажная версия. Чтобы она стала официальным документом, достаточно подписать с помощью ЭЦП уполномоченные лица.

Журналы учета и книги

Это обязательные атрибуты функционирования любой организации. Каждый налогоплательщик обязан составлять СФ и вести данную документацию, когда операции подходят под налогообложение.

Так начисляется НДС в случаях реализации продукции, предоставления услуг или передачи имущественных прав. Продающая сторона должна зарегистрировать выписанную бумагу в специальной книге продаж. А покупающая – сделает аналогичную запись в своей, уже о покупках. Так она подтвердит право на получение вычета. Потом все эти суммы будут учтены в декларациях.

Все о счет-фактуре для отправителя продавца

Обязанность составлять и отправлять клиенту СФ прописана в НК. Это действительно для всех операций, которые подпадают под налоговый учет. Составлять их следует по специальной форме, которая утверждена правительством РФ. Этот бланк можно найти во многих программах, которые помогают вести учет хозяйственных операций. Их составляют в бумажном и электронном виде.

Хотите внедрить «Склад 15»?
Получите всю необходимую информацию у специалиста.

Спасибо!
Спасибо, ваша заявка принята!
Продолжить

Соглашение о невыставлении

Если у продающей стороны есть поставщики или другие контрагенты, которые не платят НДС или освобождены от этой обязанности, то с каждой фирмой можно заключить особенное соглашение о том, что СФ не будет выставляться. Таким партнерам не актуален вопрос вычетов, им эти бумаги не пригодятся к учету.

Когда не требуется делать СФ

Можно не составлять документ, если:

• Сделка не относится к операциям, которые облагаются НДС.
• Предприниматели с одной или обеих сторон работают на специальных налоговых режимах.
• Организация продает изделия физическим лицам за «кэш».
• Юрлицо дарит что-то сотруднику или другому человеку безвозмездно.

Функционал СФ

Осталось до конца разобраться, что подтверждает выданная счет-фактура и какую функцию она выполняет.

Основная задача, которая вменяется этой документации – зафиксировать, что сделка состоялась, а деньги были перечислены или обещаны. Она записывается в книги и позже становится поводом для получения вычета.

Что будет, если в СФ есть ошибки

В любой, даже официальной бумаге, могут случайно допустить неточности, неправильно указать какую-то величину или наименование. Если СФ заполнена неверно, то покупателю могут отказать в получении вычета. Часто после этого клиент не желает продолжать торговые отношения с предприятием.

Что можно корректировать

В части случаев допускается исправлять отдельные поля. Но важно учесть несколько правил:

• изменять только оба экземпляра – тот, что у продавца и тот, что у покупателя;
• все корректировки визируются руководителем продающей стороны, ставится печать;
• обязательно пишется дата, когда скорректировали данные, можно рядом с исправлением или на полях поблизости.

Еще один нюанс – если менять нужно много или это сложно из-за заполненных соседних строчек, то лучше составить бумагу заново. Это не будет противоречить законодательству.

Мы разобрали, что счет-фактура для целей налогообложения – это документ, подтверждающий, что продукция была отправлена от продавца получателю или просто продана ему. С помощью этой бумаги можно получить вычет, а также сформировать калькуляцию для заполнения налоговой декларации. Это нужный документ, без которого не может работать компания, реализуящая любой вид товаров или услуг.

Количество показов: 374

Статьи по схожей тематике

Что такое бухгалтерский учет и почему он важен для вашего бизнеса?

Простое определение понятия «бухгалтерский учет»

Бухгалтерский учет — это то, как ваша компания регистрирует, систематизирует и понимает финансовую информацию.

Вы можете представить бухгалтерский учет как большую машину, в которую вы помещаете необработанную финансовую информацию — записи всех ваших бизнес-операций, налогов, прогнозов и т. Д. — которая затем выплевывает легкую для понимания историю о финансовом состоянии вашего бизнеса.

Бухгалтерия сообщает вам, получаете ли вы прибыль, каков ваш денежный поток, какова текущая стоимость активов и пассивов вашей компании и какие части вашего бизнеса фактически приносят прибыль.

Бухгалтерский учет и бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет и бухгалтерский учет во многом пересекаются. Некоторые говорят, что бухгалтерский учет — это один из аспектов бухгалтерского учета. Но если вы хотите разбить их на части, вы можете сказать, что бухгалтерский учет — это то, как вы записываете и классифицируете свои финансовые транзакции, тогда как бухгалтерский учет позволяет эффективно использовать эти финансовые данные посредством анализа, стратегии и налогового планирования.

Учетный цикл

Бухгалтерский учет начинается в тот момент, когда вы вводите бизнес-операцию — любое действие или событие, связанное с деньгами вашего бизнеса — в бухгалтерскую книгу вашей компании.

Такой способ записи бизнес-операций является частью бухгалтерского учета. А бухгалтерский учет — это первый шаг того, что бухгалтеры называют «бухгалтерским циклом»: процесс, предназначенный для получения необработанной финансовой информации и составления точных и последовательных финансовых отчетов.

Учетный цикл состоит из шести основных этапов:

1. Анализировать и записывать транзакции (просмотр счетов, банковских выписок и т. Д.)
2. Проводка проводок в регистр (по правилам двойной записи)
3. Подготовьте нескорректированный пробный баланс (это включает в себя перечисление всех счетов вашей компании и определение их остатков)
4. Подготовить корректировочные проводки на конец периода
5. Подготовить скорректированный пробный баланс
6. Подготовить финансовую отчетность

Большинство этих правил и процессов автоматизированы бухгалтерским программным обеспечением, поэтому мы пропустим мельчайшие подробности бухгалтерского цикла и поговорим о конечном продукте: финансовой отчетности.

Финансовая отчетность

Финансовые отчеты — это отчеты, которые резюмируют финансовое состояние вашего бизнеса.

Существует три основных типа финансовой отчетности: баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств. Вместе они расскажут вам, где находятся деньги вашего бизнеса и как они туда попали.

Допустим, вы инструктор по серфингу-фрилансер, который выставляет счет клиентам за уроки серфинга. Финансовые отчеты могут рассказать вам, какие месяцы для вас наиболее прибыльны, сколько денег вы потратили на расходные материалы и какова общая стоимость вашего бизнеса.

Финансовые отчеты могут быть довольно легко составлены с помощью бухгалтерского программного обеспечения, или вы можете попросить бухгалтера сделать это за вас.

Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP)

Все компании разные, но для того, чтобы проводить точные финансовые сравнения между компаниями, нам нужен общий язык для описания каждой из них. Вот что такое общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP): набор стандартов и процедур, которых бухгалтеры всех компаний должны придерживаться при составлении финансовой отчетности.

GAAP установлены неправительственным органом, который называется Совет по стандартам финансового учета, и нет никаких законов, обеспечивающих их соблюдение, но большинство кредиторов и деловых партнеров в Соединенных Штатах потребуют, чтобы вы придерживались GAAP (если вы находитесь в Канаде, вы Я буду использовать другую систему под названием Международные стандарты финансовой отчетности или МСФО.)

Различные виды бухгалтерского учета

Финансовый учет

Ежегодно ваша компания будет составлять финансовую отчетность, которую люди за пределами вашей компании, такие как инвесторы, кредиторы, государственные учреждения, аудиторы, потенциальные покупатели и т. Д.- можно использовать, чтобы узнать больше о финансовом состоянии вашей компании.

Такая подготовка годовой финансовой отчетности компании называется финансовой отчетностью.

Управленческий учет

Управленческий учет аналогичен финансовому учету за двумя важными исключениями:

1. Отчетность управленческого учета предназначена только для внутреннего использования.
2. Они генерируются гораздо чаще — часто ежеквартально или ежемесячно.

Если ваш бизнес когда-нибудь вырастет до такой степени, что вам потребуется нанять бухгалтера на полную ставку, большую часть его времени будет занимать управленческий учет.Вы будете платить им за составление отчетов, которые содержат регулярную информацию о финансовом состоянии компании и помогают вам интерпретировать эти отчеты.

Налоговый учет

Когда ваш бухгалтер дает вам рекомендации о том, как получить максимальную отдачу от вашей налоговой декларации, это налоговый учет.

Налоговый учет регулируется Налоговой службой (IRS), и IRS по закону требует, чтобы ваш налоговый учет соответствовал Налоговому кодексу (IRC).

Налоговый учет направлен на то, чтобы вы не платили больше налогов, чем требуется по закону IRS.

Учет затрат

Вы ведете учет затрат всякий раз, когда пытаетесь выяснить, как увеличить маржу, или решаете, стоит ли поднимать цены.

Учет затрат включает в себя анализ всех затрат, связанных с производством продукции (будь то физический продукт или услуга), чтобы принимать более обоснованные решения о ценообразовании, расходах и запасах.

Учет затрат используется в управленческом учете, поскольку менеджеры используют отчеты по учету затрат для принятия более эффективных бизнес-решений, а также в финансовый учет, поскольку данные о затратах часто требуются при составлении баланса.

Кредитный учет

Кредитный учет включает в себя анализ всех неоплаченных счетов и обязательств компании и обеспечение того, чтобы денежные средства компании не использовались постоянно для их оплаты.

Кредитный учет может быть одним из самых сложных видов бухгалтерского учета, потому что обычно он включает в себя сообщение кому-то чего-то, чего он не хочет слышать (например, ваш бухгалтер говорит вам, что вам следует брать меньше).

Почему бухгалтерский учет важен для вашего малого бизнеса

Бухгалтерский учет помогает планировать рост

Каждое большое путешествие начинается с дорожной карты.Когда вы планируете рост своей компании, важно ставить цели. Какой должна быть ваша прибыль через год? Как насчет пяти лет?

Финансовая отчетность позволяет правильно оценить, насколько быстро развивается ваш бизнес. Без точной финансовой отчетности может возникнуть соблазн прибегнуть к простым показателям, таким как «рост продаж», которые не дают полной финансовой картины.

Увеличилась ли стоимость проданных товаров? Поля тоньше? Разумны ли ваши цели роста? Без финансовой отчетности у вас не будет объективного ответа.

Бухгалтерский учет необходим для обеспечения кредита

Актуальная финансовая отчетность демонстрирует положение вашей компании. Они необходимы, если вы хотите финансировать свой малый бизнес с помощью ссуды.

Например, предположим, что вы хотите подать заявку на ссуду Ассоциации малого бизнеса (SBA) через один из крупных банков. В среднем вам потребуется представить финансовую отчетность за три года плюс годовой прогноз движения денежных средств. Практически невозможно предоставить что-либо из этого, если у вас нет системы бухгалтерского учета.

Бухгалтерия нужна для привлечения инвесторов или продажи бизнеса

Возможно, вы не планируете сейчас привлекать инвесторов или продавать свой бизнес. Но лучше оставить все варианты открытыми. И лучший способ сделать это — создать надлежащую систему бухгалтерского учета прямо сейчас.

Потенциальные инвесторы или покупатели будут рассчитывать на бухгалтерские записи, подтверждающие прибыльность вашего бизнеса и его рост. Эти записи должны быть предоставлены CPA.

Бухгалтерский учет помогает получать деньги

Когда клиент должен вам деньги, они отображаются в вашем балансе как Дебиторская задолженность (AR).Его готовит либо бухгалтерское программное обеспечение, либо ваш бухгалтер.

В бухгалтерском балансе указано, сколько из вашего AR вы уже отложили в течение месяца, а какая еще не погашена.

Ссылаясь на свой баланс, вы можете отслеживать, насколько эффективно вы собираете платежи. Затем вы можете внедрить процессы — более жесткие сроки оплаты или более эффективную работу с клиентами — чтобы гарантировать, что вы получите заработанные деньги, когда они вам понадобятся.

Бухгалтерский учет избавит вас от тюрьмы (или, по крайней мере, избавит от штрафов)

По мере роста вашего бизнеса может быть трудно отслеживать все ваши обязательства по предоставлению налоговой информации.Более того, если в ваших финансовых отчетах есть ошибки, вы рискуете неверно отразить свой доход. Любая ошибка может привести вас к неприятностям с IRS.

Надежный бухгалтерский учет дает вам полную и точную финансовую отчетность, что снижает риск нарушения налогового законодательства. А если у вас есть бухгалтер, подающий за вас налоги, вы можете быть уверены, что они будут сданы точно и вовремя.

Бухгалтерский учет поможет вам платить правильную сумму налогов (и ни на доллар больше)

Если вы не оплатите полную сумму налога, IRS наложит на вас штраф.Но они не дадут вам золотую звезду за слишком большую оплату.

Вы можете сказать, что платите слишком много налогов, если ваша компания постоянно получает крупные возмещения налогов.

Помните: возврат налога не осуществляется бесплатно наличными от IRS. Это деньги, которые хранились у государства, пока вы могли инвестировать их в свой бизнес.

Возврат часто является результатом неверно рассчитанных квартальных расчетных налоговых платежей. Чтобы точно рассчитать квартальные расчетные налоговые платежи, вам необходимо спрогнозировать свой доход.Это практически невозможно сделать без точной финансовой отчетности, полученной посредством точного бухгалтерского учета.

Чем занимается бухгалтер

Квалифицированный бухгалтер сэкономит ваше время, сообщив вам о финансовом состоянии вашей компании без жаргона и предугадывая ваши финансовые потребности.

Они также могут предоставить вам знания и понимание, которые просто недоступны для не бухгалтеров. Такие вещи, как налоговые вычеты, о которых вы даже не подозревали, налоговые правила, которые вы не знали, что нарушаете, и передовой опыт, накопленный во время работы в других компаниях вашей отрасли.

Если это те вещи, от которых ваш бизнес может извлечь выгоду прямо сейчас, возможно, пришло время нанять бухгалтера.

.

Общие сведения о дебиторской задолженности (определение и примеры)

Большинство предприятий продают своим клиентам в кредит. То есть они немедленно доставляют товары и услуги, отправляют счет, а через несколько недель получают оплату. Компании отслеживают все деньги, которые их клиенты должны им, используя счет в своих книгах под названием дебиторская задолженность .

Здесь мы рассмотрим, как работает дебиторская задолженность, чем она отличается от кредиторской, и как правильное управление дебиторской задолженностью может ускорить получение платежей.

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность — это любые деньги, которые ваши клиенты должны вам за товары или услуги, которые они приобрели у вас в прошлом. Эти деньги обычно собираются через несколько недель и регистрируются как актив на балансе вашей компании. Вы используете дебиторскую задолженность как часть учета по методу начисления.

Где найти дебиторскую задолженность?

Вы можете найти дебиторскую задолженность в разделе «Оборотные активы» вашего баланса или плана счетов.Дебиторская задолженность классифицируется как актив, потому что она обеспечивает ценность для вашей компании. (В данном случае в виде будущего платежа наличными.)

В чем разница между дебиторской и кредиторской задолженностью?

Дебиторская задолженность — это счет активов, представляющий деньги, которые ваши клиенты должны вам.

С другой стороны, кредиторская задолженность

— это счет обязательств , представляющий деньги, которые вы должны другому бизнесу.

Допустим, вы отправили своему другу дело Кейта, Keith’s Furniture Inc., счет на 500 долларов в обмен на созданный вами логотип.

Когда Кейт получает ваш счет, он записывает его как счетов к оплате в своих бухгалтерских книгах, потому что это деньги, которые он должен заплатить кому-то другому.

Вы запишете это как дебиторскую задолженность на вашей стороне, потому что это деньги, которые вы получите от кого-то другого.

Считается ли дебиторская задолженность выручкой?

Дебиторская задолженность — это счет активов, а не счет доходов.Однако при учете по методу начисления выручка регистрируется одновременно с записью дебиторской задолженности.

В приведенном выше примере вы должны сделать следующую запись в своих книгах в момент выставления счета Keith’s Furniture:

Счет	Дебет	Кредит
Дебиторская задолженность — Keith’s Furniture Inc.	$ 500	–
Выручка	–	$ 500

(Если вы хотите понять, почему мы делаем здесь две записи для записи одной транзакции, ознакомьтесь с нашим руководством по двойной записи.)

Но помните: при кассовом учете дебиторской задолженности нет. Согласно этой системе транзакция не считается продажей, пока деньги не поступят на ваш банковский счет.

Что такое «скидка на безнадежные счета»?

Если вы ведете бизнес достаточно долго, вы рано или поздно столкнетесь с клиентами, которые платят поздно или вообще не платят. Когда клиент не платит и мы не можем получить его дебиторскую задолженность, мы называем это безнадежной задолженностью .

Компании, которые существуют уже некоторое время, часто заранее оценивают общую сумму безнадежных долгов, чтобы убедиться, что дебиторская задолженность, указанная в их финансовых отчетах, не является нереально высокой.Они сделают это, установив так называемый «резерв на безнадежные счета».

Предположим, что ваши общие продажи за год, как ожидается, составят 120 000 долларов, и вы обнаружили, что в обычном году вы не получаете 5% дебиторской задолженности.

Чтобы оценить свои безнадежные долги за год, вы можете умножить общий объем продаж на 5% (120 000 долларов * 0,05). Затем вы должны кредитовать полученную сумму (6000 долларов) на «резерв на безнадежные счета» и дебетовать «расходы по безнадежной задолженности» на ту же сумму:

.

Счет	Дебет	Кредит
Расходы по безнадежным долгам	6000 долларов США	–
Резерв по безнадежным счетам	–	6000 долларов США

Что произойдет, если мои клиенты не заплатят?

Когда становится ясно, что дебиторская задолженность не будет оплачена, мы должны списать ее как расходы на безнадежную задолженность .

Например, предположим, что после нескольких месяцев ожидания, звонка ему по мобильному телефону и разговора с членами его семьи становится ясно, что Кейт исчез и не собирается оплачивать тот счет на 500 долларов, который вы ему отправили.

В этом случае вы списываете «скидку на безнадежные счета» в размере 500 долларов, чтобы уменьшить его на 500 долларов.

Почему?

Помните, что скидка на безнадежные счета — это всего лишь оценка того, сколько вы не получите от своих клиентов.Как только становится ясно, что конкретный клиент не будет платить, больше не будет двусмысленности в отношении того, кто не будет платить.

После того, как вы закончите корректировку безнадежных счетов, вы должны кредитовать «дебиторскую задолженность — Keith’s Furniture Inc.» на 500 долларов, также уменьшив его на 500 долларов. Поскольку мы решили, что счет, который вы отправили Кейту, не подлежат взысканию, он больше не должен вам эти 500 долларов.

Таким образом, итоговая запись в журнале будет:

Счет	Дебет	Кредит
Резерв по безнадежным счетам	$ 500	–
Дебиторская задолженность — Keith’s Furniture Inc.	–	$ 500

Что, если они все-таки мне заплатят?

Допустим, проходит еще несколько месяцев, и в вашем почтовом ящике появляется таинственный конверт без обратного адреса. Это чек от Keith’s Furniture Inc. на 500 долларов — в конце концов, он все-таки заплатил вам!

Чтобы записать эту транзакцию, вы сначала должны списать «дебиторскую задолженность — Keith’s Furniture Inc.» еще раз на 500 долларов, чтобы вернуть дебиторскую задолженность в свои бухгалтерские книги, и кредитный доход на 500 долларов.

Счет	Дебет	Кредит
Дебиторская задолженность — Keith’s Furniture Inc.	$ 500	–
Выручка	–	$ 500

Наконец, чтобы записать платеж наличными, вы должны дебетовать свой «денежный» счет на 500 долларов и кредитовать «дебиторскую задолженность — Keith’s Furniture Inc.» еще раз на 500 долларов, чтобы закрыть его раз и навсегда.

Счет	Дебет	Кредит
Наличные	$ 500	–
Дебиторская задолженность — Keith’s Furniture Inc.	–	$ 500

Почему важна дебиторская задолженность?

Иметь много клиентов — это здорово. Но если некоторые из них платят вам поздно или не платят вообще, продажа им может нанести ущерб вашему бизнесу. Просрочка платежей от клиентов — одна из основных причин, по которой компании сталкиваются с проблемами движения денежных средств.

Один из лучших способов отслеживать просроченные платежи и следить за тем, чтобы они не выходили из-под контроля, — это рассчитать коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности для вашего бизнеса.

Каков коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности?

Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности — это простой финансовый расчет, который показывает, насколько быстро ваши клиенты оплачивают свои счета.

Мы рассчитываем его, разделив общую сумму чистых продаж на среднюю дебиторскую задолженность .

В качестве примера возьмем финансовые результаты вымышленной компании XYZ Inc. за 2018 год.

Допустим, в начале 2018 года (1 января) XYZ Inc.общая дебиторская задолженность составила 2500 долларов. Также предположим, что на конец 2018 года (31 декабря) его общая дебиторская задолженность составляла 1500 долларов. Кроме того, общий чистый объем продаж компании за 2018 год составил ровно 60 000 долларов.

Чтобы получить средней дебиторской задолженности для XYZ Inc. за этот год, мы складываем начальную и конечную суммы дебиторской задолженности и делим их на два:

2500 долларов США + 1500 долларов США / 2 = 2000 долларов США

Для расчета коэффициента оборачиваемости дебиторской задолженности мы затем делим чистую выручку (60 000 долларов) на среднюю дебиторскую задолженность (2 000 долларов):

60 000 долл. США / 2 000 долл. США = 30

Это означает, что XYZ Inc.имеет коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности 30. Чем выше этот коэффициент, тем быстрее ваши клиенты платят вам.

Тридцать — это коэффициент оборачиваемости хорошей дебиторской задолженности на самом деле . Для сравнения: в четвертом квартале 2018 года коэффициент оборачиваемости Apple Inc. составил 15,02.

Чтобы рассчитать средний кредитный период продаж — среднее время, которое требуется вашим клиентам, чтобы заплатить вам — мы делим 52 (количество недель в году) на коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности (30):

52 недели / 30 = 1.73 недели

Это означает, что в 2018 году у клиентов XYZ Inc. уходит в среднем 1,73 недели на оплату счетов. Довольно хорошо!

Что такое график устаревания дебиторской задолженности?

Если у вас много разных клиентов, то отследить, кто именно задерживает платежи, может оказаться непросто. Некоторые предприятия создадут график старения дебиторской задолженности для решения этой проблемы.

Вот пример графика старения дебиторской задолженности вымышленной компании XYZ Inc.

График устаревания дебиторской задолженности

XYZ Inc., по состоянию на 22 июля 2019 г.

Имя клиента	1-30 дней	30-60 дней	60+ дней	Всего
Keith’s Furniture Inc.	$ 500	1000 долларов США	$ 500	2000 долларов США
Joe’s Fencing	$ 500	$ 100	$ 100	$ 700
ABC Paint Supply	1000 долларов США	$ 200	$ 0	$ 1,200
Учебные фермы	1 000 долл. США	$ 0	$ 100	$ 1,100
Пицца Нина	2000 долларов США	$ 50	$ 0	$ 2 050
Всего	5000 долларов США	$ 1 350	$ 700	$ 7 050

Беглый взгляд на это расписание может сказать нам, кто будет платить в течение 30 дней, кто отстает от графика, а кто на самом деле отстает на .

Например, вы сразу видите, что у Keith’s Furniture Inc. возникают проблемы с своевременной оплатой счетов. Возможно, вы захотите позвонить им и поговорить с ними о том, чтобы вернуть свои платежи в нужное русло.

Что я могу сделать, чтобы люди платили быстрее?

Работа с просрочившими платежами клиентов может быть стрессовой и трудоемкой, но решение проблемы на раннем этапе может избавить вас от множества проблем в будущем. Вот что вы можете сделать, чтобы клиенты платили вам вовремя.

Разработайте четкую кредитную политику

Когда вам не хватает продаж, может возникнуть соблазн ослабить существующие правила предоставления кредита вашим клиентам (также известные как ваша кредитная политика ). Не надо. Это краткосрочное решение, обычно оно вызывает больше проблем, чем решает, и может спустить вашу компанию по скользкой дорожке.

Вместо этого разработайте кристально четкие руководящие принципы, когда вы можете и не можете предоставлять кредит своим клиентам, и не стесняйтесь применять их, даже если это означает отказ от нескольких человек в краткосрочной перспективе.

Проверяйте новых клиентов, запрашивайте авансовые депозиты по крупным заказам и устанавливайте процентные выплаты за просроченные платежи. Когда новый клиент зарегистрируется и увидит эти условия, он с самого начала поймет, что вы серьезно относитесь к оплате.

Дайте им материальное вознаграждение

Один из способов заставить людей платить вам раньше — это окупить их. Предложение им скидки за досрочную оплату счетов — например, 2% скидку при оплате в течение 15 дней, — может обеспечить вам более быструю оплату и снизить расходы ваших клиентов.

Позвоните им и запланируйте регулярные напоминания

Часто достаточно просто поговорить с клиентом по телефону и напомнить ему о просрочке платежа, чтобы заставить его заплатить. Отправка напоминаний по электронной почте через регулярные промежутки времени — например, через 15, 30, 45 и 60 дней — также может помочь освежить память ваших клиентов.

Что делать, если они не платят?

Допустим, вы сделали все вышеперечисленное, но до сих пор не получили свои деньги. Что теперь?

Исключение просроченных клиентов

Многие компании прекращают предоставлять клиентам услуги или товары, если у них есть счета на срок более 120, 90 или даже 60 дней.Избавление от клиента таким образом может стать сигналом о том, что вы серьезно относитесь к получению денег и что вы не будете вести дела с людьми, которые нарушают правила.

Конвертировать свою дебиторскую задолженность в долгосрочную облигацию

Если у вас хорошие отношения с просрочившим платежом покупателя, вы можете рассмотреть возможность преобразования его дебиторской задолженности в долгосрочную вексель. В этой ситуации вы заменяете дебиторскую задолженность в своих книгах ссудой, срок погашения которой превышает 12 месяцев, и за которую вы взимаете проценты с клиента.

Коллекторское агентство по аренде

Если вы не можете связаться со своим клиентом и уверены, что сделали все возможное, чтобы собрать деньги, вы можете нанять кого-нибудь, кто сделает это за вас.

Перед тем, как решить, нанимать ли инкассатора, свяжитесь с клиентом и дайте ему последний шанс произвести оплату. Коллекторские агентства часто берут огромную часть собираемой суммы — иногда до 50 процентов — и обычно их стоит нанимать только для взыскания крупных неоплаченных счетов. Заключение какого-либо соглашения с заказчиком почти всегда является менее затратным по времени и менее затратным вариантом.

Когда что-то называть «безнадежным долгом»

Если затраты на взыскание долга начинают приближаться к общей стоимости самого долга, возможно, пора задуматься о списании долга как безнадежного долга, то есть долга, который больше не представляет для вас ценности. Плохая задолженность может также возникнуть в результате банкротства клиента и финансовой неспособности выплатить свои долги.

IRS сообщает, что безнадежные долги включают «ссуды клиентам и поставщикам», «продажи в кредит клиентам» и «гарантии бизнес-ссуд», и что бизнес «полностью или частично вычитает свои безнадежные долги из валового дохода, когда расчет налогооблагаемого дохода.”

Справочник IRS по коммерческим расходам содержит подробную информацию о том, какие виды безнадежных долгов вы можете списать на свои налоги.

.

Открыть счет в студенческом банке

У нас уже есть аккаунт?

1. Управляйте своим банковским счетом
2. Подать заявку на овердрафт
3. MyRewards
4. Способы оплаты
5. Мобильный банк
6. Войдите в систему обслуживания участников Natwest

.